Ymgysylltu ac ymgynghoriadau

Mae’r datganiad polisi hwn yn egluro ein dull ni o ymgynghori, a'i nod yw rhoi gwybod i chi a rhanddeiliaid eraill sut rydym ni'n ceisio safbwyntiau, a'u hystyried, wrth greu deddfwriaeth, canllawiau a phenderfyniadau polisi.
Diweddarwyd ddiwethaf

Mae'n ddyletswydd arnom ni i sicrhau bod ein penderfyniadau yn seiliedig ar wybodaeth, ac mae ymgynghori â chi yn hanfodol er mwyn sicrhau bod ein penderfyniadau yn cymryd i ystyriaeth safbwyntiau perthnasol. Rydym ni'n cynghori ar newidiadau i gyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid, ac ar unrhyw gynnig polisi, gan gynnwys canllawiau, sy'n effeithio ar randdeiliaid.

Mae ein proses ymgynghori yn dilyn Egwyddorion Ymgynghori Swyddfa'r Cabinet ac mae'n cydymffurfio â Chod y Rheoleiddwyr.

Pwy ydym ni'n ymgynghori â nhw?

Rydym yn ceisio ymgynghori â'r holl randdeiliaid perthnasol acyn diweddaru ein cronfa ddata o randdeiliaid yn rheolaidd. Fel arfer, mae ymgynghoriadau ar wahân ar gyfer Cymru, Lloegr a Gogledd Iwerddon. Mae'r canlyniadau yn cael eu hystyried ar y cyd, ond ar adegau, mae gwahanol benderfyniadau yn cael eu gwneud ar gyfer gwahanol wledydd.

Ar gyfer pob ymgynghoriad unigol, rydym ni'n ceisio nodi rhanddeiliaid a fydd yn cael eu heffeithio'n uniongyrchol, neu sydd ag arbenigedd penodol yn y pwnc dan sylw. Rydym ni'n ystyried p'un a fyddai cynigion yn effeithio ar grwpiau rhanddeiliaid penodol, gan gynnwys grwpiau lleiafrifol neu'r rheiny a fyddai'n llai tebygol o ymateb i ymgynghoriadau'r llywodraeth fel arfer, ac rydym ni'n ymdrechu i'w cynnwys yn y broses ymgynghori fel bod y cyfle ganddynt i ymateb.

Sut ydym ni'n ymgynghori?

Rydym ni'n ymgynghori'n ffurfiol ac yn anffurfiol, ac rydym ni'n addasu ein dulliau i'r mater yr ydym ni'n ymgynghori arni. Ein nod yw ymgysylltu â'n rhanddeiliaid mewn modd ystyrlon yn ystod y broses o wneud penderfyniadau.

Ar gyfer newidiadau arwyddocaol mewn polisi a deddfwriaeth, byddwn ni'n ymgynghori'n ffurfiol. Rydym ni'n cyhoeddi pob ymgynghoriad ar ein gwefan ac yn hysbysu ein rhanddeiliaid drwy e-bost. I'r rheiny nad ydynt â mynediad at e-bost, rydym ni'n anfon copi papur atynt. Yn gyffredinol, rydym ni'n cyhoeddi ymgynghoriadau ffurfiol am o leiaf 12 wythnos, ond rydym ni'n ystyried cyfnod byrrach neu ddulliau ymgynghori amgen ar gyfer rhai materion brys neu faterion llai.

Rydym ni'n ategu ymgynghoriadau ysgrifenedig ffurfiol â dulliau ymgysylltu eraill sy'n gweddu i anghenion rhanddeiliaid, ac sydd fwyaf effeithiol wrth ystyried y mater dan sylw. Mewn rhai achosion, rydym ni'n dibynnu ar ddulliau anffurfiol yn unig, cyn belled â'u bod yn gymesur a'i bod yn briodol i wneud hyn.

Rydym ni'n defnyddio'r dulliau ymgynghori canlynol:

  • anfon llythyrau at bawb sydd â diddordeb er mwyn clywed eu safbwyntiau
  • cyfarfodydd un i un ag unigolion neu grwpiau bach o randdeiliaid
  • cyfarfodydd cyhoeddus
  • grwpiau ffocws, rhwydweithiau proffesiynol neu gyhoeddus 

Rydym ni'n cymryd i ystyriaeth anghenion mynediad a gallwn ddarparu'r dogfennau ymgynghori mewn fformatau amgen megis Braille.

Yn ein dogfennau ymgynghori, ein nod yw:

  • defnyddio iaith glir ac osgoi jargon, talfyriadau ac acronymau lle bo'n bosibl 
  • bod yn glir am ba benderfyniadau y gall rhanddeiliaid ddylanwadu arnynt, drwy fod yn glir am gwmpas ein hymgynghoriadau, a’r pwnc yr ydym ni’n ceisio safbwyntiau arno
  • darparu gwybodaeth glir o ran sut i ymateb a chymryd rhan mewn unrhyw ddigwyddiadau neu weithgareddau ymgysylltu
  • darparu asesiad o effaith unrhyw gynigion er mwyn nodi'r manteision, y costau a'r risgiau
  • esbonio beth fydd yn digwydd pan ddaw'r ymgynghoriad i ben

Fel arfer, rydym ni'n gofyn cwestiynau penodol sy'n canolbwyntio ar y prif faterion er mwyn annog rhanddeiliaid i ddarparu tystiolaeth i gefnogi eu safbwyntiau.

Ymateb i ymgynghoriadau

Rydym ni'n ceisio bod mor hyblyg â phosibl o ran y modd rydym ni'n derbyn ymatebion i ymgynghoriadau, gan gynnwys drwy e-bost neu llythyr, ond hefyd dros y ffôn, neu wyneb yn wyneb mewn cyfarfod.

Sut mae ymatebion yn cael eu trin

Rydym ni'n llunio ac yn cyhoeddi adroddiad ar ein gwefan sy'n crynhoi'r ymatebion sydd wedi dod i law a'n safbwyntiau arnynt o fewn tri mis i ddyddiad cau'r ymgynghoriad. Mae copi papur o'r crynodeb ar gael ar gais i'r rheiny nad ydynt â mynediad at y rhyngrwyd. Mae copïau o'r holl ymatebion ar gael ar gais.

Pan fo ymatebwyr wedi anfon ffurflen 'Cyhoeddi Data Personol' sy'n gofyn i beidio â datgelu eu manylion personol, rydym ni'n parchu hyn drwy ddileu gwybodaeth bersonol yn ôl y gofyn, cyn cyhoeddi'r ymateb neu adroddiad cryno o'r ymatebion ar ein gwefan. Pan fo ymatebwyr wedi gofyn i gadw eu gwybodaeth yn gyfrinachol, rydym ni'n sicrhau ein bod ni'n cydymffurfio â chyfraith Rhyddid Gwybodaeth, gan gynnwys eithriadau perthnasol.

Mae unrhyw wybodaeth arall sy'n cael ei chadw gennym ni yn destun darpariaethau Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 ac mae'n bosibl y bydd yn cael ei chyhoeddi a/neu'i datgelu mewn ymateb i gais, oni bai ei bod wedi'i heithrio o dan ddarpariaethau'r ddeddfwriaeth. Gellid cadw gwybodaeth a ddarparwyd mewn ymateb i ymgynghoriad yn ôl rhag ei datggelu os oes eithriadau perthnasol yn gymwys.

Cynllun Iaith Gymraeg

Pan fo'n briodol, rydym ni'n cynhyrchu ymgynghoriadau yn y Gymraeg ac yn Saesneg, a hynny yn unol â'n Cynllun Iaith Gymraeg. O ran cyfieithu, mae'r cynllun yn caniatáu eithriadau pan fo'r ddogfen yn dechnegol ei natur neu wedi'i hanelu at gynulleidfa arbenigol neu gyfyngedig. Nid ydym yn cyfieithu Atodiadau neu Grynodeb o Ymatebion.