Hysbysiad Preifatrwydd – Data ymgeisio am swydd a sgrinio cyn cyflogi

Gwybodaeth am y polisi preifatrwydd mewn perthynas ag ymgeisio am swydd a data sgrinio cyn cyflogi, pam fod angen y data arnom ni, yr hyn a wnawn ni gyda'r data a'ch hawliau.
Diweddarwyd ddiwethaf

Yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) fydd 'Rheolydd' y data personol a ddarperir i ni. 

Pam fod angen yr wybodaeth hon arnom ni?

Mae angen i ni gasglu'r wybodaeth hon at ddiben recriwtio unigolion i'r ASB, ar gontractau parhaol neu dros dro.  

Mae data personol yn ddienw yn ein camau diffodd, felly nid yw'r panel aseswyr recriwtio yn gweld unrhyw wybodaeth bersonol ar hyn o bryd. 

Os bydd ymgeisydd yn llwyddo i basio sifft cychwynnol, byddant yn cael gwahoddiad wedi hynny i gymryd rhan mewn asesiad pellach/cyfweliad. Yna bydd y manylion llawn a gofnodir ar y cam ymgeisio ar gael i'r panel recriwtio a Thîm Recriwtio ein Hadnoddau Dynol.

Rydym ni'n gwneud hyn er mwyn cynnal y tasgau rhagarweiniol angenrheidiol ar gyfer contract cyflogaeth posibl. Rhaid i ni gydymffurfio â'n rhwymedigaeth gyfreithiol o dan Reolau Cenedligrwydd y Gwasanaeth Sifil, gofynion sgrinio cyn cyflogi (yn arbennig o ran lefel y rôl) a gwiriadau twyll.

Pan fyddwn ni'n prosesu eich data categori arbennig fel data sy'n ymwneud â'ch data iechyd a data a gesglir at ddibenion cyfle cyfartal, rydym ni'n gwneud hynny i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac i'ch galluogi i arfer eich hawliau mewn perthynas â chyfraith cyflogaeth, i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac am resymau o fudd sylweddol i'r cyhoedd ac yn unol â'n Polisïau Diogelu Data ac Adnoddau Dynol. Ni fyddwn ni'n casglu unrhyw ddata personol gennych chi nad ydym ni ei angen. 

Mae rhoi'r wybodaeth hon i ni yn fesur rhagarweiniol angenrheidiol cyn ffurfio cytundeb â'r ASB. Gallai methu â darparu'r wybodaeth olygu na fyddwch chi'n cael eich ystyried i'ch cyflogi gan yr ASB.

Rhoddir adborth i ymgeiswyr sy'n cyrraedd cam olaf ein proses ddethol, sydd fel arfer yn gyfweliad.  Caiff yr adborth ei gofnodi'n uniongyrchol ar ein System Olrhain Ymgeiswyr.

Ar gyfer ymgeiswyr sy'n derbyn cynnig o gyflogaeth, rydym ni'n ceisio data personol pellach er mwyn gallu sgrinio cyn cyflogi. Mae hyn yn cynnwys datganiad iechyd, datganiad cofnod troseddol, holiadur pensiwn a gwybodaeth cyfle cyfartal.

Rydym ni hefyd yn monitro demograffeg ac yn adrodd am ddata amrywiaeth a chynhwysiant ein hymgeiswyr, a hynny ym mhob cam o'n proses ddethol. Rydym ni'n mynd ati i fonitro ac adrodd ar yr wybodaeth hon yn ddienw.

Beth fyddwn ni'n ei wneud â'r wybodaeth?

Dim ond am y cyfnod sydd ei angen i gyflawni'r swyddogaethau hyn rydym ni'n cadw gwybodaeth bersonol, ac yn unol â'n polisi cadw. Mae hyn yn golygu y cedwir yr wybodaeth hon mewn perthynas ag ymgyrchoedd recriwtio fel a ganlyn:

  • byddwn ni'n cadw manylion ffurflenni cais ymgeiswyr aflwyddiannus am 2 flynedd ar ôl i'r ymgyrch ddod i ben ac ar ôl ei harchifo 
  • byddwn ni'n cadw manylion ffurflenni cais ymgeiswyr sy'n cael eu rhoi ar restr wrth gefn am hyd at 12 mis mewn statws wrth gefn, ac yna am flwyddyn ychwanegol (fel ymgeiswyr aflwyddiannus) ar ôl i'r ymgyrch ddod i ben ac ar ôl ei harchifo 
  • bydd manylion ffurflenni cais a data sgrinio cyn cyflogi ymgeiswyr llwyddiannus, sydd yna'n cychwyn ar eu cyflogaeth â'r ASB, yn cael ei throsglwyddo i'n system ffeiliau personol a'i chadw am 6 mlynedd ar ôl i'r cyfnod cyflogi ddod i ben

Mae'r holl ddata personol rydym ni'n ei brosesu yn byw ar weinyddion o fewn yr Undeb Ewropeaidd. Mae ein gwasanaethau cwmwl wedi’u caffael drwy Gytundebau Fframwaith y Llywodraeth a’u hasesu yn erbyn egwyddorion cwmwl y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

Nid oes gan drydydd partïon fynediad at eich data personol oni bai bod y gyfraith yn caniatáu iddynt wneud hynny. Yn unol â'r ASB yn gwneud cynnig o gyflogaeth a sgrinio cyn cyflogi, bydd gwybodaeth ymgeiswyr sy'n derbyn cynnig yn cael ei phasio i Gyllid a Thollau EM (HMRC) (ar gyfer Yswiriant Gwladol a gwiriad cyfeirio), Disclosure Scotland neu Wasanaeth Datgelu a Gwahardd (ar gyfer gwiriad datgelu), Swyddfa'r Cabinet (sgrinio twyll) ac o bosibl, ein darparwr Iechyd Galwedigaethol (ar gyfer sgrinio iechyd cyn cyflogi). 

Bydd yr ASB weithiau'n rhannu data gydag adrannau eraill y llywodraeth, cyrff cyhoeddus a sefydliadau sy'n cyflawni swyddogaethau cyhoeddus i'w cynorthwyo i gyflawni eu dyletswyddau statudol, neu pan fydd er budd y cyhoedd.

Eich hawliau

Mae gennych chi'r hawl i weld yr wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi drwy wneud cais ysgrifenedig i'r cyfeiriad e-bost isod. Os ydych chi ar unrhyw adeg o'r farn bod yr wybodaeth rydym ni'n ei phrosesu amdanoch chi yn anghywir, gallwch chi wneud cais i'w chywiro. Os hoffech chi wneud cwyn am y ffordd rydym ni wedi trin eich data personol, gallwch chi gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data a fydd yn ymchwilio i'r mater.

Os nad ydych chi'n fodlon â'n hymateb neu os ydych chi o'r farn nad ydym yn prosesu eich data personol yn unol â'r gyfraith, fe allwch chi gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).