Hysbysiad Preifatrwydd – Data Adnoddau Dynol staff

Gwybodaeth am bolisi preifatrwydd data adnoddau dynol staff, pam fod angen y data arnom ni, yr hyn yr ydym ni'n ei wneud â'r data a'ch hawliau.
Diweddarwyd ddiwethaf

Yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) fydd 'Rheolydd' y data personol a ddarperir i ni.

Pam fod angen yr wybodaeth hon arnom ni?

Mae angen i ni gasglu'r wybodaeth hon er mwyn creu a chynnal eich cofnod cyflogaeth. 

Rydym ni'n gwneud hyn i gyflawni'r contract cyflogaeth rhyngom ni. Ni fyddwn ni'n casglu unrhyw ddata personol gennych chi nad ydym ni ei angen. 

Mae darparu'r wybodaeth hon i ni yn ofyniad cytundebol a gallai methu â darparu'r wybodaeth arwain atom ni yn peidio â rhoi contract cyflogaeth i chi, peidio eich talu'n gywir neu beidio weinyddu'ch hyfforddiant a'ch datblygiad. 

Pan fyddwn ni'n prosesu eich data categori arbennig fel yr un sy'n ymwneud â'ch aelodaeth o undeb llafur, data absenoldeb salwch ac iechyd a data a gesglir at ddibenion cyfle cyfartal, rydym ni'n gwneud hynny i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfraith cyflogaeth ac i'ch galluogi i ymarfer eich hawliau cyflogaeth, i gyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol ac am resymau o fudd sylweddol i'r cyhoedd ac yn unol â'n Polisïau Diogelu Data ac Adnoddau Dynol.

Beth fyddwn ni'n ei wneud â'r wybodaeth?

Dim ond am y cyfnod sydd ei angen i gyflawni'r swyddogaethau hyn rydym ni'n cadw gwybodaeth bersonol, ac yn unol â'n polisi cadw. Mae hyn yn golygu y cedwir yr wybodaeth hon fel a ganlyn:

  • cofnodion absenoldeb salwch hyd at 100 oed 
  • cofnod cryno o gamau disgyblu – chwe blynedd wedi darfyddiad cyflogaeth, oni bai ei fod yn arwain at newid i dâl neu delerau ac amodau, yna cedwir hynny hyd at 100 oed
  • cofnod cyflogres a phensiynau hyd at 100 oed
  • cofnodion hyfforddi a datblygu tan 5 mlynedd ar ôl y cyfnod ariannol neu'r cyfnod adrodd

Mae'r holl ddata personol rydym ni'n ei brosesu yn byw ar weinyddion o fewn yr Undeb Ewropeaidd. Mae ein gwasanaethau cwmwl wedi’u caffael drwy Gytundebau Fframwaith y Llywodraeth a’u hasesu yn erbyn egwyddorion cwmwl y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol.

Nid oes gan drydydd partïon fynediad at eich data personol oni bai bod y gyfraith yn caniatáu iddynt wneud hynny. Yn unol â'r ymrwymiad hwn, gellir trosglwyddo'ch gwybodaeth i adrannau eraill o fewn yr ASB lle mae hyn yn angenrheidiol mewn cysylltiad â gweinyddu a datblygu staff.

Efallai y bydd eich data hefyd yn cael ei drosglwyddo i adrannau neu sefydliadau eraill y llywodraeth pan fydd hyn yn angenrheidiol i weinyddu'ch contract cyflogaeth gyda ni gan gynnwys Cyllid a Thollau EM, y Weinyddiaeth Cyfiawnder, SSCL, Pensiynau'r Gwasanaeth Sifil, Partneriaeth Pensiynau Lleol ac ati a'r Sefydliadau Prudential a sefydliadau eraill sy'n derbyn didyniadau gwirfoddol yn y gyflogres gwirfoddol, megis elusennau, undebau llafur ac ati. Efallai y bydd eich enw a'ch manylion cyswllt hefyd yn cael eu rhoi i ddarparwyr hyfforddiant allanol. 

Bydd yr ASB weithiau'n rhannu data gydag adrannau eraill y llywodraeth, cyrff cyhoeddus a sefydliadau sy'n cyflawni swyddogaethau cyhoeddus i'w cynorthwyo i gyflawni eu dyletswyddau statudol, neu pan fydd er budd y cyhoedd.

Eich hawliau

Mae gennych chi'r hawl i weld yr wybodaeth sydd gennym ni amdanoch chi drwy wneud cais ysgrifenedig i'r cyfeiriad e-bost isod. Os ydych chi ar unrhyw adeg o'r farn bod yr wybodaeth rydym ni'n ei phrosesu amdanoch chi yn anghywir, gallwch chi wneud cais i'w chywiro. Mewn amgylchiadau penodol, gallwch chi hefyd ofyn i'ch data gael ei dileu.  Os hoffech chi wneud cwyn am y ffordd rydym ni wedi trin eich data personol, gallwch chi gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data a fydd yn ymchwilio i'r mater.

Os nad ydych chi'n fodlon â'n hymateb neu os ydych chi o'r farn nad ydym yn prosesu eich data personol yn unol â'r gyfraith, fe allwch chi gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).