Archwiliad o reolaethau alergenau a chamau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau – Castell-nedd Port Talbot

Rhagair

Yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) yw’r Awdurdod Cymwys sy’n gyfrifol am ddeddfwriaeth safonau a diogelwch bwyd a bwyd anifeiliaid, ac am sicrhau bod rheolaethau swyddogol sy’n seiliedig ar risg yn cael eu cynnal mewn sefydliadau busnesau bwyd a bwyd anifeiliaid yng Nghymru, Gogledd Iwerddon a Lloegr.

Mae rheolaethau swyddogol ar fwyd a bwyd anifeiliaid, sydd â’r nod o wirio cydymffurfiaeth busnesau bwyd, yn hanfodol i ddiogelu iechyd y cyhoedd. Maent hefyd yn cyfrannu at ganlyniad strategol yr ASB, sef bod ‘bwyd yn ddiogel ac yn cyd-fynd â’r hyn sydd ar y label’.

Awdurdodau lleol sy’n gyfrifol am fonitro a gorfodi cydymffurfiaeth busnesau bwyd a bwyd anifeiliaid o ddydd i ddydd.

Yng Nghymru, rhoddwyd y grym i’r ASB bennu safonau a monitro’r gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd a gynhelir gan awdurdodau lleol o dan Adran 12 o Ddeddf Safonau Bwyd 1999 a Rheoliad 7 o Reoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (Cymru) 2009. Mae’n ofynnol i’r ASB fonitro ac archwilio gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid awdurdodau lleol o dan y ddeddfwriaeth hon a Rheoliad Rheolaethau Swyddogol a gymathwyd (UE) 2017/625. Wrth ddatblygu ei threfniadau archwilio, mae’r ASB wedi ystyried canllawiau’r Comisiwn Ewropeaidd ar sut y dylai archwiliadau o’r fath gael eu cynnal.

Yn ogystal ag asesu’r gwaith o gynnal rheolaethau swyddogol yn erbyn gofynion cyfreithiol a chanllawiau statudol, mae’r broses archwilio hefyd yn rhoi’r cyfle i nodi a lledaenu arferion da ac i ddarparu gwybodaeth i lywio polisi’r ASB ar weithredu a gorfodi cyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid.

Mae rhaglenni archwilio’r ASB yn asesu cydymffurfiaeth awdurdodau lleol â gofynion Rheoliad Rheolaethau Swyddogol a gymathwyd (UE) 2017/625 a’r Safon Gorfodi Cyfraith Bwyd a Bwyd Anifeiliaid o fewn y Cytundeb Fframwaith ar Reolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd gan Awdurdodau Lleol (y Cytundeb Fframwaith). Cynhaliwyd asesiadau hefyd yn erbyn Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021 (FLCoP) ynghyd â chanllawiau cysylltiedig a gyhoeddir yn ganolog, gan gynnwys Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021. Mae Cod Ymarfer a Chanllawiau Ymarfer newydd wedi’u cyhoeddi a byddant yn cael eu cymhwyso at argymhellion parhaus lle bo’n berthnasol.

Mae’r adroddiad hwn ar gael ar ffurf copi caled gan Dîm Archwilio a Sicrwydd Rheoleiddio’r ASB, Yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru, Llawr 4, Adeilad Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ, ac yn electronig ar wefan yr ASB.

Cynnwys

1.0    Cyflwyniad
Cefndir
Cwmpas y Rhaglen Archwilio

2.0    Crynodeb gweithredol

3.0    Methodoleg archwilio

4.0    Canfyddiadau’r archwiliad
Trefniadaeth a rheolaeth
Swyddogion awdurdodedig
Arolygiadau, cofnodion ac adroddiadau o ran safleoedd bwyd
Arolygu a samplu bwyd
Cwynion am fwyd a safleoedd bwyd
Gorfodi
Monitro mewnol
Camau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau

Atodiad A – Cynllun archwilio
Atodiad B – Cynllun gweithredu ar gyfer rheoli alergenau

1.0 Cyflwyniad

Cefndir

1.1    Mae archwiliadau o wasanaethau gorfodi cyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid awdurdodau lleol yn rhan o drefniadau’r ASB i wella diogelwch a hyder defnyddwyr mewn perthynas â bwyd a bwyd anifeiliaid. Mae gweithredu rheolaethau swyddogol mewn busnesau bwyd ar amlderau priodol yn seiliedig ar risg yn hanfodol i ddiogelu iechyd y cyhoedd ac i sicrhau bod bwyd yn ddiogel i ddefnyddwyr.

1.2    Yn dilyn pandemig COVID-19, o 1 Ebrill 2023 ymlaen, dylai awdurdodau lleol fod yn cynllunio i wneud y pethau a ganlyn:

• cynnal yr ymyriadau sydd i fod i gael eu cynnal ar gyfer sefydliadau sydd wedi dychwelyd i’r rhaglen ymyriadau rheolaidd yn unol â’r amlderau a nodir yn y Cod Ymarfer
• gweithio tuag at ail-alinio â’r darpariaethau a nodir yn y Cod Ymarfer o 1 Ebrill 2023 ymlaen, gan ddefnyddio’r ystod lawn o hyblygrwydd a gynigir eisoes gan y Cod Ymarfer. Gellir dod o hyd i’r hyblygrwydd hwn, gan gynnwys eithriadau, ym Mhennod 4 o’r Cod Ymarfer a Phennod 4 o’r Canllawiau Ymarfer
• parhau i ddefnyddio dull sy’n seiliedig ar risg o ran y gofynion a nodir yn y Cod Ymarfer, a hynny ar sail yr adnoddau sydd ar gael

1.3    Rhan allweddol o gylch gwaith yr ASB yn ei rôl fel Awdurdod Cymwys yw rhoi sicrwydd i randdeiliaid a’r cyhoedd fod awdurdodau bwyd, fel awdurdodau lleol, yn cyflawni ac yn gweithredu’n gywir unrhyw ddeddfwriaeth, cyngor a chanllawiau a gyhoeddir mewn perthynas â’r gwasanaethau y maent yn eu darparu. Mae’r rhaglen archwilio hon, ar y cyd â’r arolygon perfformiad chwe misol, yn rhan allweddol o fframwaith sicrwydd cyffredinol yr ASB.

1.4    Yng Nghymru, rhoddwyd y grym i’r ASB bennu safonau a monitro’r gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd a gynhelir gan awdurdodau lleol o dan adran 12 o Ddeddf Safonau Bwyd 1999 a rheoliad 7 o Reoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (Cymru) 2009.
 
1.5    Mae’r Cytundeb Fframwaith ar waith yr awdurdodau lleol i orfodi cyfraith bwyd yn nodi’r trefniadau y mae’r ASB yn eu defnyddio i fonitro ac archwilio gweithgareddau gorfodi awdurdodau lleol i helpu i sicrhau eu bod yn darparu gwasanaeth effeithiol i ddiogelu iechyd y cyhoedd.

Cwmpas y Rhaglen Archwilio

1.6    Mae’r rhaglen hon yn cynnwys cyfres o archwiliadau ledled Cymru i asesu cydymffurfiaeth â’r ddeddfwriaeth sy’n ymwneud â darparu gwybodaeth am alergenau i ddefnyddwyr a’r risg i ddefnyddwyr â gorsensitifrwydd i fwyd, yn ogystal ag adolygu unrhyw gamau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau yn dilyn archwiliadau blaenorol. Mae’r archwiliadau’n asesu a yw awdurdodau lleol yn cynnal ymyriadau sy’n cynnwys asesiadau o alergenau yn seiliedig ar raglen o ymyriadau sy’n unol â’r Cod Ymarfer.

1.7    Bu i’r asesiad archwilio ystyried y materion a ganlyn:

• Cynllunio, darparu ac adolygu gwasanaethau safonau bwyd
• Yr adnoddau sydd ar gael i’r gwasanaeth a blaenoriaethu gweithgareddau ar sail risg, gan gynnwys asesu busnesau bwyd newydd
• Awdurdodi swyddogion a’u cymhwysedd
• Ymyriadau (rhai sydd wedi’u rhaglenni a rhai ymatebol) a gorfodi
• Polisi, gweithdrefnau a rhaglen samplu
• Monitro mewnol
• Unrhyw faterion eraill yn ymwneud â rheolaethau alergenau
• Camau archwilio sydd heb eu cwblhau – adolygu unrhyw gamau perthnasol sydd heb eu cwblhau yn dilyn archwiliadau blaenorol, a diweddaru cynllun gweithredu’r awdurdod lleol yn sgil archwiliadau yn unol â hynny

1.8    Fel rhan o’r gwaith o ddatblygu’r rhaglen archwilio, bu i’r ASB ymgysylltu â rhanddeiliaid perthnasol a llunio cynllun archwilio. Mae hwn wedi’i atodi yn Atodiad A.

2.0 Crynodeb gweithredol

2.1    Bu i’r archwiliad bwyso a mesur trefniadau Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot i gynnal rheolaethau bwyd swyddogol sy’n gysylltiedig ag alergenau, sef rhan bwysig o swyddogaeth safonau bwyd yr awdurdod. Roedd hyn yn cynnwys gwiriad go iawn mewn sefydliad bwyd er mwyn asesu effeithiolrwydd y rheolaethau swyddogol ac, yn fwy penodol, y gwiriadau a gynhaliwyd gan swyddogion yr awdurdod, er mwyn gwirio bod gweithredwr y busnes bwyd yn cydymffurfio â’r gofynion deddfwriaethol. Roedd cwmpas yr archwiliad hefyd yn cynnwys asesiad o drefniadaeth a rheolaeth gyffredinol yr awdurdod, a gwaith mewnol i fonitro gweithgareddau safonau bwyd.

2.2    Roedd gan Gyfarwyddwr yr Amgylchedd ac Adfywio, Pennaeth Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd, a Rheolwr Safonau Masnach a Diogelu Bwyd ac Iechyd gyfrifoldeb cyffredinol am ddarparu gwasanaethau safonau bwyd o fewn yr Adran Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd. Cyfrifoldeb Arweinydd y Tîm Safonau Masnach a’r Uwch Swyddog Safonau Masnach oedd y gwaith rheoli o ddydd i ddydd.
    
2.3    Roedd gan yr awdurdod drefniadau cynllunio gwasanaethau ar waith, ynghyd â systemau ar gyfer adolygu perfformiad. Roedd dogfennau cynllunio gwasanaethau yn cynnwys y rhan fwyaf o’r wybodaeth a nodir yn y Canllawiau Cynllunio Gwasanaethau, ond nid yr holl wybodaeth, gan gynnwys yr ymrwymiad i gyflawni rhwymedigaethau llawn y Cyngor, y gofyniad i adolygu pob elfen o waith y flwyddyn flaenorol ac i fynd i’r afael â phob diffyg yn y ddarpariaeth yn y cynllun nesaf.

2.4    Roedd gan yr awdurdod drefniadau ar waith i sicrhau bod gwasanaeth effeithiol yn cael ei ddarparu gan swyddogion cymwys a oedd wedi’u hawdurdodi’n briodol yn unol â’u cymwysterau, eu hyfforddiant a’u profiad. Fodd bynnag, ar sail yr arferion presennol, roedd prinder o 3.2 swyddog cyfwerth ag amser llawn yn yr awdurdod er mwyn gallu cynnal nifer gofynnol yr ymyriadau. Fodd bynnag, mae’r heriau o gadw cofnodion trylwyr o ymyriadau, a chymryd camau dilynol yn gyson pan fo diffyg cydymffurfiaeth, yn gofyn am adnoddau ychwanegol pellach i sicrhau bod rhwymedigaethau llawn yr awdurdod mewn perthynas â rheolaethau alergenau yn cael eu cyflawni. Er bod yr awdurdod wedi rhoi rhai cynlluniau ar waith i sicrhau bod adnoddau hirdymor yn cael eu cynnal, nid oedd cynllun ar waith i fynd i’r afael yn llawn â’r prinder adnoddau swyddogion, gan atal yr awdurdod rhag bodloni ei rwymedigaethau.

2.5    Cadarnhaodd gwiriadau o’r gronfa ddata fod tua hanner yr ymyriadau safonau bwyd mewn safleoedd ar goll, yn dilyn problemau wrth fudo’r gronfa ddata. Nid oedd yr ymyriadau risg uchel i gyd wedi’u cynnal mewn pryd, a nodwyd bod nifer anhysbys o sefydliadau’n hwyr yn cael ymyriad safonau bwyd oherwydd y data coll. O’r safleoedd hynny y nodwyd eu bod yn hwyr yn cael ymyriad, roedd cyfran fawr o’r safleoedd risg ganolig (59%) a risg isel (95%) yn debygol o beri risgiau o ran alergenau. Hefyd, mae llawer o’r safleoedd risg isel yn perthyn i fand risg uwch. Nid oedd cynllun ar waith i ail-alinio amlderau ymyrryd yr awdurdod yn llwyr â’r Cod Ymarfer, gan ei atal rhag cyflawni ei rwymedigaethau.

2.6    Dangosodd cofnodion ymyriadau nad oedd cofnodion yr asesiadau o gydymffurfiaeth busnesau â’r rheolaethau alergenau yn ystod ymyriadau safonau bwyd o ansawdd digon da. Nid oedd digon o wybodaeth ar gael i ddangos bod swyddogion wedi cynnal asesiad trylwyr. Nid oedd bob amser yn bosib nodi a oedd angen cymryd camau dilynol. Yn yr achosion lle nodwyd bod eu hangen, nid oedd y camau hyn bob amser yn cael eu cymryd yn effeithiol er mwyn tynnu bwyd anniogel oddi ar y farchnad neu er mwyn atal y problemau rhag digwydd eto.

2.7    Nid oedd adroddiadau i fusnesau am ymyriadau safonau bwyd o’r safon ofynnol.

2.8    Ar y cyfan, roedd gwaith wedi’i wneud yn ôl yr angen i ddelio â chwynion am fwyd a sefydliadau bwyd, ac i samplu safonau bwyd. Fodd bynnag, roedd tystiolaeth nad oedd ymchwiliad trylwyr i bob cwyn, ac nad oedd camau dilynol priodol yn cael eu cymryd bob amser.

2.9    Roedd yr awdurdod wedi defnyddio offer gorfodi anffurfiol yn bennaf, er mwyn ceisio sicrhau bod busnesau’n cydymffurfio’n well â deddfwriaeth rheoli alergenau. Pan gymerwyd camau gorfodi, yn gyffredinol roedd y rhain yn briodol hyd at ryw bwynt. Fodd bynnag, nid oedd camau dilynol bob amser yn cael eu cymryd yn effeithiol er mwyn tynnu bwyd anniogel oddi ar y farchnad neu er mwyn atal y problemau rhag digwydd eto.

2.10    Roedd tystiolaeth o rywfaint o waith mewnol i fonitro materion safonau bwyd, gan gynnwys rheolaethau alergenau. Ar ôl i’r problemau wrth fudo’r gronfa ddata gael eu datrys, byddai’r gweithgarwch monitro mewnol yn elwa o gael ei wella er mwyn sicrhau cofnodi gwell, dadansoddi gwell, gwirio cronfeydd data fesul swmp, ac ailgydio yn y gwaith monitro o ran cyflawni rhaglenni ymyrryd.

3.0 Methodoleg archwilio

3.1    Cafodd yr awdurdod lleol lythyr cyn yr archwiliad a oedd yn cynnwys holiadur cyn yr ymweliad ynghyd â manylion dogfennau angenrheidiol i asesu i ba raddau yr oedd wedi cwblhau’r argymhellion nad oedd wedi’u cwblhau’n flaenorol.

3.2    Cafodd yr awdurdod lleol hefyd gopi o unrhyw adroddiadau archwilio / cynlluniau gweithredu perthnasol, a gofynnwyd iddo ddarparu tystiolaeth o’r cynnydd a wnaed o ran y camau gweithredu nad oeddent wedi’u cwblhau.

3.3    Yna, cynhaliwyd archwiliad strwythuredig ar y safle a oedd yn cynnwys ymweliad gwirio â busnes lleol a chyfarfodydd gyda Phennaeth y Gwasanaeth, swyddog arweiniol yr awdurdod lleol a staff perthnasol eraill ynghylch y trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau yn awr ac yn y dyfodol, yn ogystal ag archwiliad o ddetholiad o gofnodion rheolaethau swyddogol ar fwyd.

3.4    Cynhaliwyd yr archwiliad rhwng 2 a 4 Rhagfyr 2025. Treuliwyd dau ddiwrnod gwaith a hanner yn cwblhau’r rhan o’r archwiliad a gynhaliwyd ar y safle.

3.5    Mae’r awdurdod lleol wedi cael yr adroddiad archwilio ysgrifenedig hwn a chynllun gweithredu diweddaredig ar sail yr archwiliad, a byddant yn cael eu cyhoeddi ar wefan yr ASB.

4.0 Canfyddiadau’r archwiliad

4.1 Trefniadaeth a rheolaeth

4.1.1    Roedd Cyfarwyddwr yr Amgylchedd ac Adfywio, Pennaeth Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd, a Rheolwr Safonau Masnach a Diogelu Bwyd ac Iechyd yn goruchwylio’r gweithgarwch gorfodi cyfraith bwyd. Mae Cyfansoddiad yr awdurdod yn amlinellu ei drefniadau ar gyfer gwneud penderfyniadau. O dan y Cyfansoddiad, roedd penderfyniadau ar faterion gweithredol sy’n ymwneud â bwyd wedi’u dirprwyo i’r swyddogion uchod.

4.1.2    Roedd yr awdurdod wedi datblygu Cynllun Darparu’r Gwasanaeth Gorfodi Cyfraith Bwyd a Bwyd Anifeiliaid ar gyfer 2025/2026 (‘y Cynllun Gwasanaeth’). Ni ddarparwyd tystiolaeth o gymeradwyo’r Cynllun Gwasanaeth.

4.1.3    Roedd y Cynllun Gwasanaeth yn cynnwys y rhan fwyaf o’r wybodaeth a nodir yn y Canllawiau Cynllunio Gwasanaethau, gan gynnwys proffil o’r awdurdod, cwmpas y gwasanaeth a siart strwythur sefydliadol adran Diogelu’r Cyhoedd. Roedd yr amserau gweithredu, y mannau darparu gwasanaeth, a nodau ac amcanion y gwasanaeth wedi’u nodi’n glir.

4.1.4    Dangosodd y Cynllun Gwasanaeth fod tua 1322 o sefydliadau bwyd yng Nghastell-nedd Port Talbot. Rhoddwyd proffil y busnesau yn ôl y math o sefydliad. Hefyd, roedd nifer yr ymyriadau a oedd wedi’u cynllunio ac a oedd i fod i gael eu cynnal, yn ôl sgôr risg, wedi cael ei nodi, gan gynnwys y rhai a oedd yn hwyr.

4.1.5    Roedd y targedau a’r blaenoriaethau ar gyfer safonau bwyd yn cynnwys ymrwymiad i gynnal pob arolygiad/ymyriad sydd i fod i gael eu cynnal mewn sefydliadau risg uchel a sefydliadau heb sgôr fel sy’n ofynnol yn unol â’r Cod Ymarfer, ond nid oedd unrhyw ymrwymiad i gynnal arolygiadau/ymyriadau mewn pob sefydliad risg ganolig a risg isel yn unol â’r gyfraith a’r Cod Ymarfer. Nid oedd nifer yr ymweliadau yn nhabl y rhaglen ymyrryd yn bodloni’r gofynion.

4.1.6    Mae nodi nifer disgwyliedig yr ailymweliadau yn ystod y flwyddyn yn rhan ofynnol o’r rhaglen ymyrryd, ac roedd amcangyfrif – sef nifer bach o ailymweliadau – wedi’i gynnwys yn nhabl y rhaglen. Fodd bynnag, nid oedd ymrwymiad i ailymweld â sefydliadau mewn perthynas â safonau bwyd, yn unol â gofynion y gyfraith a’r Cod Ymarfer.

4.1.7    Nid oedd blaenoriaethau a thargedau ymyrryd yr awdurdod, fel y’u nodir yn y Cynllun Gwasanaeth, a oedd yn seiliedig yn bennaf ar gynnal ymyriadau mewn sefydliadau risg uchel a sefydliadau heb sgôr, yn seiliedig yn llawn ar risgiau.

4.1.8    Roedd y cynllun yn cynnwys amcangyfrif o’r galw tebygol am y rhaglen ymyriadau bwyd, gan gynnwys y galw tebygol, yn seiliedig ar flynyddoedd blaenorol, am y gwaith ymatebol y mae’n ofynnol ei wneud.

4.1.9    Darparwyd gwybodaeth am y rhaglen samplu safonau bwyd ac roedd yn cynnwys yr adnoddau a neilltuwyd i ymgymryd â’r gwaith hwn. Fodd bynnag, nid oedd hyn yn cynnwys cyfeiriad at waith samplu yn seiliedig ar risg a gynhaliwyd yn ystod arolygiadau.

4.1.10    Yn y Cynllun Gwasanaeth, nodwyd bod 2.8 swyddog cyfwerth ag amser llawn ar gael i gyflawni gwasanaethau gorfodi’r gyfraith bwyd mewn perthynas â safonau bwyd. Amcangyfrifwyd bod angen 6.0 swyddog cyfwerth ag amser llawn i ddarparu’r gwasanaeth, gan ddangos bod angen dros ddwywaith yr adnoddau sydd ar gael ar hyn o bryd (3.2 swyddog cyfwerth ag amser llawn) i fodloni’r gofynion yn llwyr.

4.1.11    Roedd y Cynllun Gwasanaeth yn cynnwys gwybodaeth am Bolisi Gorfodi’r awdurdod a’i ddull o ddatblygu staff.

4.1.12    Cyfeiriwyd yn y cynllun at drefniadau i fonitro’r gwasanaeth safonau bwyd yn fewnol, neu i gynnal ‘asesiad ansawdd’ ohono, a hynny drwy drefniadau adrodd meintiol, ynghyd â disgrifiad byr o’r trefniadau monitro mewnol ansoddol ar gyfer y gwasanaeth.

4.1.13    Ategwyd y Cynllun Gwasanaeth gan Adolygiad o Berfformiad o ran Gorfodi Cyfraith Bwyd a Bwyd Anifeiliaid 2024/2025 ar wahân. Gyda’i gilydd, roeddent yn cynnwys gwybodaeth yn dilyn adolygiad o’r gwaith o gynnal rheolaethau swyddogol ar fwyd ar sail cynllun y flwyddyn flaenorol. Fodd bynnag, nodwyd, er bod yr adolygiad yn cwmpasu’r rhan fwyaf o feysydd gwaith, nad oedd yn cwmpasu pob targed. Dylai’r adolygiad gynnwys nifer y samplau a gymerwyd o dan y rhaglen samplu safonau bwyd a nifer yr achosion ymatebol yr ymatebwyd iddynt o fewn yr amseroedd targed.

4.1.14    Yn dilyn yr adolygiad, roedd amrywiadau o ran cyflawni’r targedau a nodwyd yn y Cynllun Gwasanaeth blaenorol wedi’u nodi mewn perthynas â’r ôl-groniad o ymyriadau safonau bwyd risg ganolig (categori B) a risg isel (categori C) a busnesau heb sgôr. Yr adnoddau cyfyngedig oedd yr esboniad a roddwyd am yr amrywiadau hyn.

4.1.15    Roedd yr awdurdod wedi ymgorffori nifer o feysydd i’w gwella yn ei Gynllun Gwasanaethau. Fodd bynnag, nid oedd hyn yn cynnwys mynd i’r afael â’r amrywiadau mewn perthynas ag ymyriadau Categori B, Categori C a sefydliadau heb sgôr er mwyn sicrhau eu bod yn cyd-fynd â gofynion y gyfraith a’r Cod Ymarfer.

Argymhellion

4.1.16    Dylai’r awdurdod:

• (i) Sicrhau bod Cynlluniau Gwasanaeth yn y dyfodol ar gyfer safonau bwyd yn cael eu llunio yn unol â’r Canllawiau Cynllunio Gwasanaethau. Yn benodol, dylid darparu ymrwymiad a chynllun i gyflawni’r holl ymyriadau ac ailymweliadau sydd i fod i gael eu cynnal ac sy’n hwyr ar gyfer sefydliadau Categori B, Categori C, a sefydliadau heb sgôr, yn seiliedig ar ofynion y Cod Ymarfer, a dylid cynnwys cynllun i gymryd samplau wedi’u seilio ar ymyriadau yn y rhaglen samplu.
• (ii) Sicrhau bod yr adolygiad perfformiad blynyddol yn cynnwys yr holl wybodaeth am berfformiad y flwyddyn flaenorol yn erbyn y Cynllun Gwasanaeth Bwyd ac unrhyw dargedau, safonau a chanlyniadau perfformiad a nodwyd.
• (iii) Sicrhau ei fod yn mynd i’r afael ag unrhyw amrywiadau o ran bodloni’r Cynllun Gwasanaeth Bwyd mewn cynllun dilynol.
  
  [Erthyglau 5(1)(a) ac (e) o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adran 2.3.3 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd; adrannau 2.3.18.2, 2.3.18.3 ac Atodiad 1 i’r Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd]

4.2 Swyddogion awdurdodedig

4.2.1    Roedd Cynllun Dirprwyo Pwerau i Swyddogion yr awdurdod, a oedd yn rhan o’i Gyfansoddiad ysgrifenedig, yn rhoi pwerau dirprwyedig i Gyfarwyddwr yr Amgylchedd ac Adfywio, Pennaeth Cynllunio a Diogelu’r Cyhoedd, a Rheolwr Safonau Masnach a Diogelu Bwyd ac Iechyd er mwyn iddynt weithredu pob dyletswydd sy’n ymwneud â gwasanaethau bwyd. Mae hyn yn cynnwys yr awdurdod dirprwyedig i awdurdodi swyddogion eraill a’r pŵer i gychwyn erlyniadau.

4.2.2    Lluniwyd gweithdrefn wedi’i dogfennu ar gyfer awdurdodi swyddogion safonau bwyd ar sail eu cymwysterau a’u profiad. Roedd y weithdrefn ddogfenedig yn ddogfen lefel uchel nad oedd yn dal y broses o awdurdodi swyddogion yn llawn. Byddai’r weithdrefn yn elwa o welliannau i nodi cyfrifoldebau a chynnwys y broses awdurdodi lawn yn seiliedig ar gymhwysedd swyddogion, yn ogystal â’r ddogfennaeth y mae’n ofynnol ei chwblhau.

4.2.3    Roedd yr awdurdod wedi penodi swyddog arweiniol â chymwysterau a gallu addas ar gyfer safonau bwyd yn unol â gofynion y Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd.

4.2.4    Roedd yr awdurdod wedi nodi, yn ei Gynllun Gwasanaeth, fod lefel yr adnoddau sydd eu hangen i ddarparu gwasanaethau bwyd yn sylweddol uwch na’r rheiny sydd ar gael, sef 3.2 swyddog cyfwerth ag amser llawn yn llai na’r hyn sydd ei angen. Gyda’r adnoddau a oedd ar gael iddo, nid oedd yr awdurdod yn gallu cyflawni ei rwymedigaethau o ran rhoi ei raglenni ymyriadau ar waith, cofnodi sylwadau arolygu’n llawn, cynnal ailymweliadau na chymryd y camau gorfodi angenrheidiol. Roedd gan yr awdurdod ôl-groniad sylweddol o ymyriadau safonau bwyd nad oeddent wedi’u cynnal, ac nid oedd yn bwriadu mynd ati ar hyn o bryd i sicrhau cysondeb eto â’r Cod Ymarfer am nad oedd digon o adnoddau ar gael. Roedd yr awdurdod wedi cymryd camau i sicrhau datblygiad swyddogion awdurdodedig yn y dyfodol drwy gyfleoedd datblygu lleol a thrwy gynllunio ar gyfer olyniaeth yn yr hirdymor. Dylai hyn sicrhau bod digon o swyddogion awdurdodedig o hyd pan fydd staff yn ymddeol yn y dyfodol. Fodd bynnag, mae angen cymorth sylweddol ychwanegol ar gyfer y tymor byr i ganolig, er mwyn mynd i’r afael â’r ôl-groniad presennol, gwella prosesau gwaith a chydsymud â busnesau newydd sy’n codi. Felly, dylai’r awdurdod sicrhau ei fod yn cynyddu adnoddau ei wasanaeth bwyd i sicrhau bod digon o adnoddau ar gael yn y dyfodol i gyflawni ei holl rwymedigaethau o dan y gyfraith a’r Cod Ymarfer.

4.2.5    Darperir hyfforddiant i swyddogion ar sail asesiad ffurfiol o’u hanghenion hyfforddi. Roedd yr awdurdod yn darparu cyfuniad o hyfforddiant mewnol ac allanol, ac yn gwneud defnydd da o’r cyfleoedd a ddarperir gan raglen hyfforddi awdurdodau lleol yr ASB. Roedd yn ofynnol i bob swyddog gyflawni 10 awr o ddatblygiad proffesiynol parhaus (DPP) ar faterion bwyd craidd yn unol â’r Cod Ymarfer.

4.2.6    Cynhaliwyd archwiliad o gofnodion cymwysterau a hyfforddiant pum swyddog a oedd yn ymwneud â’r gwaith o gynnal rheolaethau safonau bwyd swyddogol. Roedd cofnodion yn cael eu cadw gan yr awdurdod ar gyfer swyddogion yn system ffeiliau a ffolderi gyfrifiadurol y Cyngor.

4.2.7    Roedd pob swyddog wedi’i awdurdodi yn unol â thystiolaeth o’i gymwysterau, ei hyfforddiant a’i brofiad. Roedd awdurdodiadau wedi’u llofnodi gan swyddog ag awdurdod dirprwyedig, ac roeddent yn cynnwys yr holl ddeddfwriaeth allweddol sy’n ofynnol ar gyfer cynnal yr amrywiaeth o reolaethau swyddogol sy’n ofynnol ar gyfer alergenau.

4.2.8    Roedd cymwysterau academaidd a chymwysterau perthnasol eraill ar gael i bob swyddog, ac roedd pob swyddog ond un wedi cael o leiaf y 10 awr o hyfforddiant DPP ar faterion bwyd craidd sy’n ofynnol gan y Cod Ymarfer a pholisïau’r awdurdod ei hun, yn unol â’u dyletswyddau. At hynny, roedd yr holl swyddogion ond un wedi cael yr hyfforddiant angenrheidiol i gyflawni’r agweddau technegol ar y gwaith rheoli alergenau yr oeddent yn rhan ohono.

Argymhellion

4.2.9    Dylai’r awdurdod:

• (i) Ddiwygio ei weithdrefn awdurdodi i ddogfennu’r weithdrefn lawn ar gyfer awdurdodi swyddogion yn seiliedig ar gymhwysedd. [Erthyglau 5(1)(a) a (g) o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adran 2.3.1 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd]
• (ii) Sicrhau bod ganddo nifer digonol o staff â chymwysterau a phrofiad addas fel bod modd cynnal rheolaethau swyddogol a gweithgareddau swyddogol eraill yn effeithlon ac yn effeithiol. [Erthygl 5(1)(e) o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adran 3.2 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd]

4.3 Arolygiadau, cofnodion ac adroddiadau o ran safleoedd bwyd

4.3.1    Darparodd yr awdurdod wybodaeth yn ei gynllun gwasanaeth a oedd yn cadarnhau bod 1322 o fusnesau bwyd â sgôr ar gronfa ddata sefydliadau safonau bwyd yr awdurdod ar ddechrau’r flwyddyn. Hefyd, yn ôl y cynllun gwasanaeth, ar ddechrau’r flwyddyn gynllunio hon, roedd 182 o safleoedd heb sgôr a 289 o safleoedd â sgôr yn hwyr yn cael ymyriad safonau bwyd. Roedd y rhain yn cynnwys 0 sefydliad risg uchel (categori A), 99 sefydliad risg ganolig (categori B) a 190 sefydliad risg isel (categori C). Ar adeg yr archwiliad, roedd nifer anhysbys o sefydliadau a oedd yn hwyr yn cael ymyriad a sefydliadau heb sgôr, a hynny o ganlyniad i broblemau wrth fudo cronfa ddata yn gynharach eleni, er ei bod yn hysbys nad oedd un o’r ymyriadau risg uchel wedi’i gynnal mewn pryd. Doedd tua hanner y safleoedd a ddylai fod ar y gronfa ddata ddim yn ymddangos fel safleoedd wedi’u sgorio ar gyfer safonau bwyd. Er bod yr awdurdod yn gweithio gyda darparwr ei gronfa ddata i geisio mynd i’r afael â’r problemau mudo, roedd y problemau’n golygu nad oedd modd mesur i ba raddau y cafodd y rhaglen ymyrryd safonau bwyd ei chyflawni. O’r gronfa ddata rannol a ddarparwyd ar gyfer yr archwiliad, roedd cyfran sylweddol o’r safleoedd risg ganolig (59%) a risg isel (95%), a oedd yn hwyr yn cael ymyriad, yn peri risgiau o ran alergenau. Hefyd, roedd tystiolaeth o’r data am y mathau o safleoedd yn dangos bod llawer o’r safleoedd risg isel yn debygol o berthyn i fand risg uwch. Yn absenoldeb cynllun i fynd i’r afael â’r ôl-groniad o ymyriadau sy’n hwyr – yn ogystal â’r adnoddau y byddai eu hangen er mwyn rhoi’r fath gynllun ar waith – mae’n debygol y bydd nifer y safleoedd heb eu harolygu sy’n peri risgiau o ran alergenau yn cynyddu, gan ei gwneud yn fwy tebygol y bydd effeithiau ar iechyd y cyhoedd yn dod i’r amlwg.

4.3.2    Roedd gweithdrefnau ymyriadau safonau bwyd wedi’u datblygu ac, i raddau helaeth, roeddent yn unol â’r gofynion. Byddai’r gweithdrefnau’n elwa o wybodaeth ychwanegol am sut mae busnesau newydd yn cael eu blaenoriaethu. Roedd ymyriadau safonau bwyd yn cael eu cynnal gan wasanaeth safonau bwyd annibynnol ac, er bod aide-mémoire wedi’i ddatblygu ar gyfer cynnal ymyriadau, nid oedd yn cael ei ddefnyddio. Yn lle hynny, roedd swyddogion yn defnyddio taflen crynhoi arolygiad nad oedd yn cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol. Yn ystod yr archwiliad, rhoddwyd gweithdrefn ddrafft i’r archwilwyr ar gyfer cynghori swyddogion ar achosion o dorri rheolau alergenau.

4.3.3    Archwiliwyd pum ymyriad safonau bwyd a gafodd eu cynnal yn y ddwy flynedd cyn yr archwiliad. Nodwyd bod pob ffeil yn cynnwys manylion cofrestru bwyd perthnasol, a bod pob sylw yn ddarllenadwy ac yn adferadwy, ym mhob achos. Roedd yr ymweliadau wedi’u cynnal ar yr amlder cywir ym mhob achos ond un.

4.3.4    Llwyddodd yr archwilwyr i sefydlu, ym mhob achos ond un, fod swyddogion wedi defnyddio’r daflen crynhoi arolygiad yn anghywir fel aide-mémoire. Felly, nid oedd yr archwilwyr yn gallu cadarnhau bod yr holl wybodaeth berthnasol wedi’i hasesu. Roedd hyn yn cynnwys a oedd yr ymweliadau wedi bod yn ddirybudd, natur a graddfa’r gweithgareddau bwyd, ac a oedd gan y busnes system rheoli diogelwch bwyd, gan gynnwys yr holl fesurau rheoli sydd ar waith ar gyfer alergenau. Roedd defnyddio’r daflen crynhoi arolygiad yn golygu bod swyddogion, i raddau helaeth, yn adrodd ar ganfyddiadau trwy eithriad ac yn cofnodi achosion o dorri’r rheolau yn unig. Er bod yr awdurdod eisoes wedi nodi hyn, hysbyswyd yr archwilwyr fod y daflen grynhoi weithiau’n cael ei defnyddio’n anghywir o hyd.

4.3.5    Dim ond mewn dwy o’r pum ffeil yr oedd gwybodaeth ar gael ynghylch a gymerwyd neu a ystyriwyd unrhyw samplau yn ystod yr ymyriad.

4.3.6    Llwyddodd yr archwilwyr i gadarnhau bod asesiad o ofynion olrheiniadwyedd ar gyfer nwyddau sy’n dod i mewn, mewn perthynas ag alergenau, ar gael ar gyfer tri allan o bum achos – gan gynnwys manylion cyflenwyr, busnesau eraill sy’n cynhyrchu neu’n mewnforio ar gyfer y busnes, a manylebau cynhwysion.

4.3.7    Roedd cydymffurfiaeth â’r gofynion o ran cyfansoddiad a chyflwyniad wedi’i hasesu’n drylwyr mewn un allan o bum achos yn unig. Roedd cydymffurfiaeth â’r gofynion o ran labelu alergenau wedi’i hasesu mewn dwy allan o bum ffeil. Doedd dim digon o wybodaeth ar gael yn y ffeiliau eraill i allu pennu pa asesiadau a gynhaliwyd.

4.3.8    Llwyddodd yr archwilwyr i gadarnhau, fel rhan o’r gwaith olrheiniadwyedd ar gyfer nwyddau sy’n mynd allan, fod asesiad o drefniadau o ran rhoi gwybod i gwsmeriaid am achosion o alw a thynnu cynhyrchion yn ôl wedi’i gynnal mewn un o’r pum achos yn unig.

4.3.9    Roedd yr archwilwyr yn gallu cadarnhau bod y sgoriau risg yn gyson ym mhob achos. Fodd bynnag, mewn un achos roedd y sgoriau mewn perthynas â gweithgareddau busnes yn wahanol rhwng dau arolygiad, heb unrhyw resymau amlwg wedi’u dogfennu.

4.3.10    Llwyddodd yr archwilwyr i bennu bod adroddiadau wedi’u hanfon yn brydlon i’r cyfeiriad busnes cywir ar gyfer y Gweithredwr Busnes Bwyd, neu fod adroddiadau wedi’u gadael ar y safle ym mhob achos lle bo’n briodol.

4.3.11    Fodd bynnag, mewn dau o bum achos, lle bo’n berthnasol, nid oedd yr adroddiadau’n cynnwys:

• disgrifiad o bwrpas y rheolaethau swyddogol
• y dulliau rheoli a ddefnyddiwyd
• enw masnachu a chyfeiriad y busnes, a’r cyfeiriad cofrestredig os yw’n wahanol
• enw gweithredwr y busnes bwyd/bwyd anifeiliaid
• y math o fusnes
• y person a welwyd/a gyfwelwyd
• dyddiad ac amser yr arolygiad
• y gyfraith bwyd benodol a ystyriwyd wrth gynnal yr arolygiad
• y mannau a arolygwyd
• y dogfennau/cofnodion eraill a archwiliwyd
• y samplau a gymerwyd
• pwyntiau allweddol a drafodwyd yn ystod yr arolygiad, gan gynnwys canlyniad rheolaethau swyddogol ac unrhyw ddiffyg cydymffurfio a nodwyd
• camau i’w cymryd gan yr awdurdod bwyd
• gwahaniaeth clir rhwng gofynion cyfreithiol ac argymhellion
• amserlenni ar gyfer mynd i’r afael â diffyg cydymffurfio
• llofnod y swyddog
• enw’r swyddog
• teitl swydd y swyddog arolygu
• manylion cyswllt y swyddog arolygu
• manylion cyswllt yr uwch swyddog
• dyddiad yr adroddiad
• enw a chyfeiriad yr awdurdod

4.3.12    Mewn tri allan o bum achos, nododd yr archwilwyr nad oedd camau dilynol priodol wedi’u cymryd yng ngoleuni canfyddiadau’r arolygiad. Ni chynhaliwyd ailymweliadau mewn dau achos lle ystyriwyd bod angen gwneud hynny. Ni chafodd ystyriaethau mewn perthynas â thynnu bwyd anniogel oddi ar y farchnad eu harchwilio neu eu cofnodi’n ddigonol lle codwyd pryderon o ran cyfansoddiad, labelu a gofynion rheoli alergenau.

4.3.13    Dywedodd yr awdurdod nad oedd yn defnyddio strategaeth orfodi amgen ar gyfer sefydliadau risg is ar hyn o bryd, ond roedd gweithdrefn ar gael a oedd yn trafod y gweithgaredd hwn.

Argymhellion

4.3.14    Dylai’r awdurdod:

(i)    Sicrhau bod ymyriadau/arolygiadau safonau bwyd yn cael eu cynnal ar yr amlder lleiaf a bennir gan y Cod Ymarfer. [Erthyglau 9(1) a (2) o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adrannau 4.2, 4.2.2, 4.2.4 a 4.2.5 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd]

(ii)    Sicrhau bod sylwadau a wneir a/neu ddata a geir yn ystod ymyriad/arolygiad safonau bwyd wedi’u cofnodi ar yr aide-mémoire cywir a’i fod yn cynnwys gwybodaeth gyflawn am y canlynol:

• a oedd yr ymyriad yn ddirybudd neu â rhybudd
• natur a graddfa’r gweithgareddau bwyd
• asesiadau o systemau rheoli safonau bwyd, gan gynnwys yr holl fesurau rheoli sydd ar waith ar gyfer alergenau
• asesiadau o labelu, cyfansoddiad a chyflwyniad
• gofynion olrheiniadwyedd ar gyfer nwyddau sy’n dod i mewn, mewn perthynas ag alergenau, gan gynnwys manylion cyflenwyr, busnesau eraill sy’n cynhyrchu neu’n mewnforio ar gyfer y busnes, a manylebau cynhwysion
• trefniadau i alw/tynnu cynhyrchion yn ôl
• yr ystyriaeth ynghylch a ddylid cymryd samplau/pa samplau a gymerwyd

[Erthyglau 5(1)(a) a (b), 9(1), 12, 13 ac 14 o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adrannau 4.3.2, 4.3.3.1, 4.4 a 4.6 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd; adrannau 4.3.4.2, 4.3.4.3 a 4.6 o’r Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd]

(iii)    Sicrhau bod cronfa ddata’r sefydliad ac unrhyw system rheoli gwybodaeth yn gallu adfer yr holl wybodaeth am sefydliadau bwyd a darparu’r wybodaeth y mae’r ASB yn gofyn amdani. Sicrhau bod llythyrau sy’n rhoi adroddiadau am ymyriadau / ffurflenni sy’n cael eu rhoi ar ôl arolygiadau yn cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol. [Erthyglau 5(1)(f) ac 13 o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adrannau 2.6, 2.6.3 a 4.6 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd; adrannau 4.3.4.3 a 4.6 o’r Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd]

Ymweliad dilysu â sefydliad bwyd

4.3.15    Cynhaliwyd ymweliad dilysu mewn sefydliad bwyd gyda swyddog awdurdodedig yr awdurdod a oedd wedi cynnal arolygiad safonau bwyd diweddaraf y sefydliad. Prif amcan yr ymweliad oedd ystyried effeithiolrwydd asesiad yr awdurdod o systemau’r busnes i sicrhau bod bwyd yn bodloni gofynion y gyfraith safonau bwyd mewn perthynas â rheolaethau alergenau.

4.3.16    Roedd y swyddog yn gallu dangos ei wybodaeth am y busnes a rhoi sicrwydd i’r archwilwyr fod asesiadau o reolaethau alergenau wedi digwydd fel rhan o’r arolygiad. Fodd bynnag, cadarnhaodd yr ymweliad hefyd bwysigrwydd cofnodi sylwadau arolygu manwl yn llawn ar yr aide-mémoire priodol.

4.4 Arolygu a samplu bwyd

4.4.1    Roedd Cynllun Gwasanaeth yr awdurdod yn cynnwys gwybodaeth am samplu at ddibenion safonau bwyd, gan nodi’r prosiectau neu’r arolygon y cyfrannwyd atynt, a samplu yn sgil materion a oedd yn codi. Darparwyd cynllun samplu i’r archwilwyr ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol hon a oedd yn ystyried samplu at ddibenion safonau bwyd, gan gynnwys samplu ar gyfer alergenau. Byddai’r cynllun yn elwa o fanylu ar y samplau i’w cymryd ar sail risg, yn ystod arolygiadau rheolaidd.

4.4.2    Mae’r awdurdod wedi datblygu gweithdrefn ar gyfer cymryd samplau bwyd, sy’n amlinellu sut i gymryd samplau yn ogystal â’r camau i’w cymryd ar ôl i ganlyniadau ddod i law.

4.4.3    Yn ystod yr archwiliad, rhoddwyd gweithdrefn ddrafft i’r archwilwyr ar gyfer cynghori swyddogion ar achosion o dorri rheolau alergenau, gan gynnwys siart lif ar gyfer cymryd camau gweithredu mewn perthynas â samplau anfoddhaol.

4.4.4    Roedd yr awdurdod wedi penodi Dadansoddwr Cyhoeddus i gynnal dadansoddiadau bwyd. Roedd y labordy ar y rhestr gydnabyddedig o Labordai Swyddogol dynodedig y DU.

4.4.5    Archwiliwyd pum sampl safonau bwyd a gymerwyd yn ystod y ddwy flynedd cyn yr archwiliad. Cafodd yr holl samplau eu cymryd gan swyddogion a oedd wedi’u hyfforddi a’u hawdurdodi’n briodol ac roedd canlyniadau’r samplau ar gael ar ffeil. Roedd yr archwilwyr yn gallu cadarnhau bod pob gweithredwr busnes bwyd wedi cael gwybod am y canlyniadau a, lle bo’n briodol, fod y Prif Awdurdod hefyd wedi cael gwybod.

Argymhelliad

4.4.6    Dylai’r awdurdod:

• (i)    Sicrhau bod y cynllun samplu’n cynnwys rhaglen samplu safonau bwyd sy’n seiliedig ar ymyriadau a risg. [Erthyglau 9(1), 14, 137 a 138 o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adrannau 2.3.1, 4.2, 4.3, 4.3.3.1 a 4.4 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd]

4.5 Cwynion am fwyd a safleoedd bwyd

4.5.1    Roedd yr awdurdod wedi llunio gweithdrefn i ymdrin â chwynion sy’n ymwneud â bwyd a safleoedd bwyd. Mae’r weithdrefn hon yn amlinellu’r meini prawf ar gyfer ymchwiliadau, ac mae hynny yn unol â’r gofynion. Yn ystod yr archwiliad, rhoddwyd gweithdrefn ddrafft i’r archwilwyr ar gyfer cynghori swyddogion ar achosion o dorri rheolau alergenau.

4.5.2    Cynhaliwyd archwiliad o gofnodion yn ymwneud â phum cwyn neu gais am wasanaeth a ddaeth i law’r awdurdod. Roedd yr archwilwyr yn gallu cadarnhau yr ymchwiliwyd i gŵynion yn brydlon ym mhob achos ond un.

4.5.3    Mewn pedwar achos, roedd yr archwilwyr yn gallu gweld yr ymchwiliwyd i’r achosion yn briodol, a bod achwynwyr wedi cael gwybod am ganlyniadau’r ymchwiliad, lle bo hynny’n briodol.

4.5.4    Mewn un achos, nid oedd yr archwilwyr yn gallu gweld bod ymchwiliad priodol wedi’i gynnal, gan nad oedd unrhyw wybodaeth ar ffeil yn ymwneud â’r gŵyn.

Argymhelliad

4.5.5    Dylai’r awdurdod:

• (i)    Sicrhau bod cofnodion yn cael eu cadw, a’i bod yn hawdd cael gafael arnynt, ar gyfer cwynion am fwyd neu geisiadau am wasanaeth, a sicrhau bod y cwynion neu geisiadau hyn yn destun ymchwiliadau trylwyr a bod camau priodol yn cael eu cymryd mewn perthynas ag achosion o ddiffyg cydymffurfio. [Erthyglau 5, 12, 137 a 138 o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adrannau 2.6, 4.4, 4.6, 6.3 a 6.4 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd; ac adrannau 2.3.2.4 a 4.6 o’r Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd]

4.6 Gorfodi

4.6.1    Roedd yr awdurdod wedi datblygu Polisi Gorfodi ar gyfer Iechyd yr Amgylchedd a Safonau Masnach, ac roedd hwn wedi’i gymeradwyo’n briodol. Roedd y Polisi’n hyrwyddo dull graddedig o orfodi, ac yn gyffredinol roedd yn unol â’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd a chanllawiau swyddogol eraill. Roedd y Polisi’n darparu meini prawf ar gyfer cymryd camau gorfodi, yn cyfeirio at Gynllun y Prif Awdurdod, ac yn cynnwys gwybodaeth i gyfarwyddo camau gweithredu mewn sefydliadau lle mae gan y Cyngor ei hun fuddiant, fel ysgolion, cartrefi gofal, a chanolfannau hamdden.

4.6.2    Nid oedd gan yr adran safonau bwyd weithdrefnau gorfodi penodol yn ymwneud â hysbysiadau gwella, hysbysiadau gwahardd, atafaelu a chadw bwyd, nac ardystio bwyd. Dylid datblygu gweithdrefnau er mwyn sicrhau bod gwybodaeth gyfredol wrth law i alluogi swyddogion awdurdodedig i gyflawni eu dyletswyddau.

4.6.3    Roedd un Hysbysiad Gwella Rheoliad Gwybodaeth am Fwyd (FIRIN) wedi’i gyflwyno o fewn cwmpas yr archwiliad, ac adolygwyd y ffeil yn ymwneud â’r hysbysiad hwn. Roedd yr hysbysiad yn cydymffurfio’n llawn â’r gofynion.

4.6.4    Doedd dim achosion o gadw, atafaelu, ardystio nac ildio gwirfoddol yn ymwneud ag alergenau o fewn cwmpas yr archwiliad, ac felly ni chawsant eu hasesu.

4.6.5    Roedd yr awdurdod wedi buddsoddi mewn offeryn adnoddau ar-lein, sef y llawlyfr Proses Orfodi a Chyfreithiol sy’n darparu canllawiau dogfenedig, gan gynnwys y broses lawn ar gyfer cychwyn erlyniadau a chynnal rhybuddion syml. Roedd y rhain yn ystyried pob agwedd ar y gwaith hwn, gan gynnwys gwybodaeth am sut mae swyddogion yn cael mynediad at ddogfennau templed er mwyn llunio ffeil achos a threfniadau lleol ar gyfer datblygu achos, gan ystyried rolau a chyfrifoldebau o dan Ddeddf Ymchwilio i Weithdrefnau Troseddol 1996.

 

Arferion gorau

Mae’r awdurdod wedi tanysgrifio i lawlyfr Proses Orfodi a Chyfreithiol Safonau Masnach De-orllewin Lloegr. Mae’r llawlyfr yn ganllaw cynhwysfawr ar gyfer gorfodi rheoleiddiol a chanllawiau cyfreithiol, sy’n darparu un set o weithdrefnau, ffurflenni a chofnodion gan annog cysondeb.

4.6.6    Adolygodd yr archwilwyr un ffeil achos yn ymwneud â rheolaethau alergenau wedi’i huwchgyfeirio i’r Swyddog Erlyn am benderfyniad o fewn cwmpas yr archwiliad hwn. Arweiniodd yr achos hwnnw at benderfyniad i gyhoeddi Rhybudd Syml, a oedd yn briodol. Fodd bynnag, gwelodd yr archwilwyr nad oedd ffeil yr achos yn cynnwys yr holl wybodaeth berthnasol, gan gynnwys datganiadau, amserlenni datgelu, a chofnod ynghylch a oedd y penderfyniad yn unol â’r Polisi Gorfodi a Chod Erlynwyr y Goron. Nododd yr archwilwyr hefyd fod oedi o 5 mis wrth gwblhau’r ymchwiliad, a hynny heb esboniad.

Argymhellion

4.6.7    Dylai’r awdurdod:

• (i)    Adolygu a diwygio ei weithdrefnau gorfodi i gynnwys gweithdrefnau safonau bwyd sy’n cwmpasu hysbysiadau gwella, hysbysiadau gwahardd, atafaelu a chadw bwyd, ac ardystio bwyd. [Erthyglau 5(1)(a) a (b), 12, 13, 137 a 138 o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adrannau 2.3 a 2.3.1 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd; adran 2.3.10 o’r Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd]
• (ii)    Sicrhau bod camau gorfodi priodol yn cael eu cymryd i sicrhau bod unrhyw achos o ddiffyg cydymffurfio a nodir yn ystod ymyriadau yn cael ei unioni ac nad yw’n digwydd eto. Dylai hyn gynnwys: dilyn gweithdrefnau perthnasol sy’n ymwneud â phenderfynu o ran erlyn / cyhoeddi Rhybudd Syml; a sicrhau nad oes oedi gormodol yn y cynnydd a allai beryglu llwyddiant achos. [Erthyglau 5(1)(a) a 138 o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625; adrannau 6.3 a 6.4 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd; adran 6.9 o’r Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd]

4.7 Monitro mewnol

4.7.1    Mae gwaith monitro mewnol yn bwysig i sicrhau bod targedau perfformiad yn cael eu cyflawni a bod gwasanaethau’n cael eu darparu yn unol â gofynion deddfwriaethol, canllawiau a gyhoeddir yn ganolog a gweithdrefnau’r awdurdod. Mae hefyd yn sicrhau cysondeb o ran darparu gwasanaethau.

4.7.2    Cafodd targedau perfformiad allweddol eu nodi yn unol â’r Cod Ymarfer, ac mae gan yr awdurdod drefniadau ar waith i ymgymryd â gwaith monitro mewnol meintiol chwarterol a blynyddol ar draws y gwasanaethau bwyd. Roedd perfformiad yn cael ei adrodd drwy’r system gorfforaethol ar gyfer monitro perfformiad. Fodd bynnag, oherwydd y problemau wrth fudo’r gronfa ddata, nid oedd yn bosib rhoi gwybodaeth gywir ar y pryd am gyflawni rhaglenni ymyrryd safonau bwyd. Roedd hyn yn golygu nad oedd yn bosib mesur cynnydd o ran mynd i’r afael â’r ôl-groniad o ymyriadau.

4.7.3    Roedd gweithdrefn monitro mewnol ddogfenedig wedi’i ddatblygu ar gyfer y gwasanaeth safonau bwyd. Roedd yn cynnwys cyfrifoldebau swyddogion, ymweliadau yng nghwmni eraill, a sampl o wiriadau ffeiliau yn ymwneud ag ymyriadau. Roedd y weithdrefn yn un lefel uchel, a byddai’n elwa o gynnwys manylion o ran meintiau’r samplau a monitro gwaith ymatebol, gan gynnwys ceisiadau gwasanaeth / cwynion, dilyn hynt samplau anffafriol, ymchwiliadau i ddigwyddiadau, a gwiriadau o gronfeydd data fesul swmp.

4.7.4    Roedd Arweinydd y Tîm Safonau Masnach a’r Uwch Swyddog Safonau Masnach yn gyfrifol am fonitro’r gwasanaethau gorfodi bwyd yn fewnol ar lefel weithredol.

4.7.5    Bu modd i’r archwilwyr wirio bod peth gwaith monitro ansoddol wedi’i gynnal yn fewnol ar draws y gwasanaeth, gan gynnwys gwirio cofnodion.

4.7.6    Pan oedd gwaith monitro mewnol wedi digwydd, roedd tystiolaeth ar gael ar ffurf cofnodion rhannol, a hynny ar gyfer natur a graddfa’r gwaith monitro hwnnw, gan gwmpasu’r materion yr oedd angen rhannu adborth â swyddogion arnyn nhw. Fodd bynnag, nid oedd cofnod o holl natur a graddfa’r monitro a wnaed. Ar ben hynny, byddai’r monitro’n elwa o ddefnyddio dull o ddadansoddi tueddiadau mewn unrhyw faterion sy’n codi’n barhaus, ynghyd â gwirio cronfeydd data fesul swmp ar ôl i’r problemau wrth fudo’r gronfa ddata gael eu datrys.

4.7.7    Roedd y cofnodion a oedd ar gael mewn perthynas â gwaith monitro mewnol yn cael eu cynnal gan reolwyr am o leiaf ddwy flynedd.

Argymhellion

4.7.8    Dylai’r awdurdod:

• (i)    Adolygu ei weithdrefnau monitro mewnol dogfenedig i sicrhau bod yr holl weithgareddau perthnasol yn destun gwaith monitro cymesur. Dylai hyn gynnwys manylion o ran meintiau’r samplau a monitro gwaith ymatebol, gan gynnwys ceisiadau gwasanaeth / cwynion, dilyn hynt samplau anffafriol, ymchwiliadau i ddigwyddiadau, a gwiriadau o gronfeydd data fesul swmp.
• (ii)    Dylai’r monitro mewnol sy’n digwydd yn ymarferol gynnwys: cofnodi holl natur a graddfa’r gwaith monitro; defnyddio dull o ddadansoddi tueddiadau mewn unrhyw faterion sy’n codi’n barhaus; ynghyd ag ailgydio yn y gwaith o gynnal rhaglenni ymyrryd a gwirio cronfeydd data fesul swmp, a hynny ar ôl i’r problemau wrth fudo’r gronfa ddata gael eu datrys.
  [Erthyglau 5(1)(a) a (b) a 12 o Reoliad a gymathwyd (UE) 2017/625, adran 2.3.1 o’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd, ac adran 2.3.2 o’r Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd]

4.8 Camau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau

4.8.1    Rhoddwyd sylw i gamau archwilio perthnasol o raglenni archwilio blaenorol nad oeddent wedi’u cwblhau. Roedd hyn yn cynnwys camau gweithredu o raglen archwilio lawn 2013–2017 a’r archwiliad a oedd yn canolbwyntio ar y Cynllun Sgorio Hylendid Bwyd a gynhaliwyd yn 2017.

4.8.2    Cyhoeddwyd cynllun gweithredu wedi’i ddiweddaru ar wefan yr ASB.

Archwilwyr:

Craig Sewell
Josh Jolliffe
Angela Phillips

Adran:

Y Tîm Archwilio a Sicrwydd Rheoleiddio
Yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru
Llawr 4
Adeilad Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

Atodiad A: Cynllun Archwilio

 

Yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru

 

Cynllun archwilio awdurdodau lleol – Cymru

Ebrill 2025 – Mawrth 2026

 

Briff y Rhaglen

Sarah Maddox
Pennaeth Archwilio a Sicrwydd Rheoleiddio – yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru
E-bost: Sarah.Maddox@food.gov.uk

Craig Sewell
Uwch-reolwr Archwilio, yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru – Archwilydd Arweiniol
E-bost: wales.audit@food.gov.uk

Cefndir

1. Yng Nghymru, rhoddwyd y grym i’r Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) bennu safonau a monitro’r gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd a gynhelir gan awdurdodau lleol o dan Adran 12 o Ddeddf Safonau Bwyd 1999 (y Ddeddf) a Rheoliad 7 o Reoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (Cymru) 2009.

2. Mae’r Ddeddf yn rhoi pwerau statudol i’r ASB er mwyn cryfhau ei dylanwad dros weithgarwch gorfodi ac i sicrhau y caiff blaenoriaethau ac amcanion cenedlaethol eu cyflawni ar lefel leol. Mae’n rhoi pwerau i’r ASB gyflawni’r dyletswyddau canlynol:

• pennu safonau perfformiad mewn perthynas â gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd
• monitro perfformiad awdurdodau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd
• mynnu gwybodaeth gan awdurdodau lleol ynghylch gorfodi cyfraith bwyd ac archwilio unrhyw gofnodion
• mynd i mewn i safleoedd awdurdodau lleol, i archwilio cofnodion a chymryd samplau
• cyhoeddi gwybodaeth am berfformiad awdurdodau lleol
• llunio adroddiadau i awdurdodau lleol unigol, gan gynnwys canllawiau ar wella perfformiad

3. Yn Rheoliad a gymathwyd (UE) 2017/625 ar reolaethau swyddogol a gweithgareddau swyddogol eraill a gynhelir i sicrhau y gellir dilysu cydymffurfiaeth â chyfraith bwyd anifeiliaid neu fwyd, ceir gofyniad, o dan Erthygl 6, i awdurdodau cymwys gynnal archwiliadau mewnol neu gael eu harchwilio’n allanol.

4. Er mwyn cyflawni’r gofyniad hwn, mae’r ASB yn rhoi sicrwydd i randdeiliaid a’r cyhoedd fod awdurdodau cymwys, fel awdurdodau lleol, yn darparu ac yn gweithredu unrhyw ddeddfwriaeth, cyngor a chanllawiau a gyhoeddir mewn perthynas â’r gwasanaethau maent yn eu darparu, a hynny mewn modd cywir. Mae’r rhaglen archwilio hon, ar y cyd â’r arolygon perfformiad chwe misol, yn rhan allweddol o fframwaith sicrwydd cyffredinol yr ASB.

5. Fel rhan o’r rhaglen archwilio hon, cynhelir archwiliadau systematig ac annibynnol o’r modd y mae awdurdodau lleol yn cynnal rheolaethau swyddogol mewn perthynas â chyfraith bwyd yng Nghymru.

Amcanion y Rhaglen

6. Bydd y rhaglen archwilio yn ystyried y rheolaethau swyddogol a gweithgareddau swyddogol a gynhaliwyd o 1 Ebrill 2023 ymlaen. Bydd gweithgareddau rheoli sy’n ymwneud â gweithredu’r ddeddfwriaeth yn y meini prawf cyn y dyddiad hwn hefyd yn cael eu cynnwys yn y rhaglen archwilio.

7. Bydd yr archwiliadau’n dangos a fu’r broses o weithredu rheolaethau bwyd swyddogol sy’n ymwneud ag alergenau yng Nghymru yn effeithiol. Gallai methu â sicrhau cydymffurfiaeth â chyfraith bwyd, a allai effeithio’n andwyol ar iechyd a lles pobl Cymru, arwain at niwed i enw da awdurdodau lleol a’r ASB, yn ogystal â cholli hyder yn y diwydiant bwyd.

8. Bydd y rhaglen archwilio â ffocws yn cynnwys archwiliad o’r rheolaethau swyddogol, y gweithgareddau swyddogol a’r canlyniadau cysylltiedig y mae awdurdodau lleol yn eu defnyddio i gyflawni amcanion y ddeddfwriaeth isod:

• Deddf Diogelwch Bwyd 1990
• Rheoliad a gymathwyd (UE) Rhif 1169/2011 ar ddarparu gwybodaeth am fwyd i ddefnyddwyr
• Rheoliadau Gwybodaeth am Fwyd (Cymru) 2014

9. Nodau penodol y rhaglen archwilio hon yw:

• rhoi sicrwydd bod y gwaith o gyflwyno deddfwriaeth labelu alergenau sydd wedi bod ar waith ers 2014 yng Nghymru wedi’i weithredu’n effeithiol gan awdurdodau lleol; hynny yw, bod rheolaethau swyddogol yn cael eu cynnal yn unol â’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) (y Cod), Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru), y Cytundeb Fframwaith a chanllawiau a deddfwriaeth swyddogol eraill a gyhoeddwyd yn ganolog*
• gwerthuso gweithgareddau awdurdodau lleol mewn perthynas â busnesau bwyd sy’n darparu cynhyrchion wedi’u pecynnu ymlaen llaw i’w gwerthu’n uniongyrchol (PPDS) i ddefnyddwyr, a ddaeth i rym ym mis Hydref 2021
• nodi unrhyw enghreifftiau o arferion da ac arloesi a’u rhannu ag awdurdodau lleol eraill, er mwyn gwella effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd wrth gynnal rheolaethau
• darparu modd o nodi tanberfformiad yn systemau gorfodi cyfraith bwyd yr awdurdodau lleol
• darparu gwybodaeth i gynorthwyo’r gwaith o ddatblygu polisi’r ASB
• adolygu cynnydd awdurdodau lleol o ran gweithredu unrhyw argymhellion perthnasol sydd heb eu cyflawni o archwiliadau blaenorol

* Bydd y Cod a ddefnyddir yn berthnasol i amseriad y gwaith o gynnal y rheolaethau perthnasol.

Cwmpas y Rhaglen Archwilio

10. Bydd y rhaglen hon yn cynnwys cyfres o archwiliadau ledled Cymru i asesu cydymffurfiaeth â deddfwriaeth sy’n ymwneud â darparu gwybodaeth am alergenau i ddefnyddwyr a’r risg i ddefnyddwyr â gorsensitifrwydd i fwyd, yn ogystal ag adolygu unrhyw gamau archwilio agored perthnasol yn dilyn archwiliadau blaenorol. Bydd yr archwiliadau’n asesu a yw awdurdodau lleol yn cynnal ymyriadau sy’n cynnwys asesiadau o alergenau yn seiliedig ar raglen o ymyriadau sydd yn unol â’r Cod.

11. Bydd y rhaglen archwilio yn canolbwyntio ar y risgiau sy’n gysylltiedig â’r meysydd canlynol o reolaethau swyddogol:

• Cynllunio, darparu ac adolygu gwasanaethau safonau bwyd
• Yr adnoddau sydd ar gael i’r gwasanaeth a blaenoriaethu gweithgareddau ar sail risg, gan gynnwys asesu busnesau bwyd newydd
• Awdurdodi swyddogion a’u cymhwysedd
• Ymyriadau (rhai sydd wedi’u rhaglenni a rhai ymatebol) a gorfodi
• Polisi, gweithdrefnau a rhaglen samplu
• Monitro mewnol
• Unrhyw faterion eraill yn ymwneud â rheolaethau alergenau

12. Camau archwilio sydd heb eu cwblhau – adolygu unrhyw gamau perthnasol sydd heb eu cwblhau yn dilyn archwiliadau blaenorol, a diweddaru cynllun gweithredu’r awdurdod lleol yn sgil archwiliadau yn unol â hynny.

Dull Asesu

13. Bydd yr archwiliadau’n cynnwys:

• holiadur cyn yr archwiliad yn gofyn am gopïau o gynlluniau gwasanaeth yr awdurdod lleol, ymyriadau wedi’u cynllunio/cwblhau a dogfennau cysylltiedig
• bydd yr awdurdod lleol hefyd yn cael copi o gynlluniau gweithredu archwilio blaenorol, a gofynnir iddo ddarparu tystiolaeth o’r cynnydd a wnaed ar unrhyw gamau gweithredu sydd heb eu cyflawni
• yna cynhelir archwiliad strwythuredig ar y safle, a fydd yn cynnwys cyfarfodydd gyda Phennaeth y Gwasanaeth, swyddogion arweiniol yr awdurdod lleol a staff perthnasol eraill ynghylch y trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau yn awr ac yn y dyfodol, ymweliad gwirio realiti ac adolygiadau o ffeiliau achosion

Hysbysu

14. Rhoddir hysbysiad ymlaen llaw o 4 wythnos o’r angen i gyflwyno deunydd cyn yr archwiliad, a rhoddir o leiaf 6 wythnos o rybudd ymlaen llaw ar gyfer ymweliad archwilio, ar gyfer pob archwiliad a gynhelir o dan y cynllun archwilio hwn. Bydd hyn yn hybu tryloywder ac yn hwyluso effeithiolrwydd y broses archwilio trwy ganiatáu digon o amser i bob awdurdod lleol gasglu dogfennau a sicrhau bod staff a chyfleusterau priodol ar gael.

Amseru

15. Cynhelir yr archwiliadau rhwng mis Mai 2025 a mis Chwefror 2026. Ar gyfer pob awdurdod lleol, dylai’r elfen ‘ar y safle’ o’r archwiliad gymryd 2 ddiwrnod gwaith ar gyfer gwaith asesu a ddilynir gan gyfarfod cloi ar y trydydd diwrnod.

Adroddiad Asesu a Chamau Dilynol

16. Bydd pob awdurdod lleol yn y rhaglen yn cael adroddiad unigol a chynllun gweithredu archwilio wedi’i ddiweddaru. Caiff y ddwy ddogfen eu cyhoeddi ar wefan yr ASB. Bydd asesiad o sicrwydd cyffredinol ar gyfer rheolaethau alergenau hefyd yn cael ei anfon at bob awdurdod lleol, ond ni fydd yn cael ei gyhoeddi.

17. Ar ddiwedd y rhaglen, bydd adroddiad cryno dienw yn cael ei gynhyrchu, a fydd yn cynnwys canfyddiadau’r rhaglen archwilio. Bydd yr adroddiad cryno yn cynnwys argymhellion i awdurdodau lleol a’r ASB i wella’r modd y caiff rheolaethau swyddogol eu cynnal. Bydd yr adroddiad cryno hefyd yn tynnu sylw at unrhyw themâu cyffredin a materion sy’n dod i’r amlwg, yn ogystal ag unrhyw feysydd o arferion da a nodwyd yn ystod y rhaglen.

Canlyniadau Disgwyliedig

Canlyniadau Uniongyrchol

• Rhoi sicrwydd ynghylch y trefniadau sydd ar waith o ran rheolaethau swyddogol a gynhelir gan awdurdodau lleol i reoli’r risg diogelwch bwyd a berir i unigolion â gorsensitifrwydd i fwyd wrth ddod i gysylltiad ag alergenau
• Bydd gwelliannau a chamau a gymerir gan awdurdodau lleol yn cyfrannu at waith gorfodi cyfraith bwyd mwy effeithiol ar lefel leol
• Bydd rhannu arferion da a nodwyd yn ehangach yn cyfrannu at wella ansawdd ac effeithiolrwydd y ffordd y mae awdurdodau lleol yn cynnal rheolaethau swyddogol ar fwyd
• Bydd canfyddiadau ac argymhellion yn cael eu rhannu â thimau perthnasol yr ASB er mwyn llywio’r gwaith o lunio polisïau
• Bydd yr archwiliadau’n sicrhau bod yr ASB yn cyflawni ei swyddogaeth statudol

Canlyniadau Strategol

• Bydd yr archwiliadau’n codi proffil y gwasanaeth bwyd o fewn awdurdodau lleol ac yn eu helpu i gynnal/gwella’r modd y maent yn dyrannu adnoddau
• Rhoi sicrwydd cadarn ynghylch y ffordd y mae awdurdodau lleol yn gweithredu gofynion y Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd
• Wrth i fusnesau gydymffurfio’n well o ran hylendid a safonau bwyd, bydd hyn yn cyfrannu at y gwaith o wella iechyd y cyhoedd ac yn lleihau’r tebygolrwydd o afiechydon a gludir gan fwyd, digwyddiadau bwyd a thwyll bwyd
• Cyfrannu at ddulliau rheoli risg strategol yr ASB a chydymffurfiaeth â rhwymedigaethau’r DU o dan ofynion Rheoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd 2009 a Deddf Safonau Bwyd 1999

Atodiad B: Cynllun gweithredu yn sgil archwiliad ar gyfer rheoli alergenau

Cynllun Gweithredu ar gyfer Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot
Dyddiad yr archwiliad: 2 – 4 Rhagfyr 2025

Camau i fynd i’r afael â nhw (argymhelliad gan gynnwys paragraff safonol)	Erbyn (dyddiad)	Gwelliannau arfaethedig	Camau a gymerwyd hyd yma
4.1.16    Dylai’r awdurdod: (i) Sicrhau bod Cynlluniau Gwasanaeth yn y dyfodol ar gyfer safonau bwyd yn cael eu llunio yn unol â’r Canllawiau Cynllunio Gwasanaethau. Yn benodol, dylid darparu ymrwymiad a chynllun i gyflawni’r holl ymyriadau ac ailymweliadau sydd i fod i gael eu cynnal ac sy’n hwyr ar gyfer sefydliadau Categori B, Categori C, a sefydliadau heb sgôr, yn seiliedig ar ofynion y Cod Ymarfer, a dylid cynnwys cynllun i gymryd samplau wedi’u seilio ar ymyriadau yn y rhaglen samplu.	Mai/Mehefin 2026	Cynllun gwasanaeth i’w lunio yn unol â’r canllawiau a chan gynnwys argymhellion.	Adolygwyd y cynllun gwasanaeth presennol, a nodwyd gwelliannau a diwygiadau ar gyfer 2026/27.  Bydd cynllun 2026/27 yn cynnwys ymrwymiad a chynllun penodol i fynd i’r afael â’r ôl-groniadau ar gyfer sefydliadau Categori B, Categori C, a sefydliadau heb sgôr. Yn ogystal, bydd rhaglen samplu yn cynnwys samplau wedi’u cynllunio’n seiliedig ar ymyriadau.
4.1.16 (ii) Sicrhau bod yr Adolygiad Perfformiad Blynyddol yn cynnwys yr holl wybodaeth am berfformiad y flwyddyn flaenorol yn erbyn y Cynllun Gwasanaeth Bwyd ac unrhyw dargedau, safonau a chanlyniadau perfformiad a nodwyd.	Bydd Adolygiadau Perfformiad yn adlewyrchu’r argymhelliad	Bydd fformat yr Adolygiadau Perfformiad yn asesu a yw cynlluniau gwasanaeth wedi’u cyflawni, a bydd yn nodi gwelliannau a diwygiadau ar gyfer 2026/27.	Bydd Adolygiadau Perfformiad yn adlewyrchu’r argymhelliad
4.1.16 (iii) Sicrhau ei fod yn mynd i’r afael ag unrhyw amrywiadau o ran bodloni’r Cynllun Gwasanaeth Bwyd mewn cynllun dilynol.	Mai/Mehefin 2026	Bydd cynlluniau gwasanaeth bwyd yn y dyfodol (2026/27 ymlaen) yn cynnwys yr holl amrywiadau	Adolygwyd y cynllun presennol, a nodwyd gwelliannau ar gyfer 2026/27
4.2.9 (i) Diwygio ei weithdrefn awdurdodi i ddogfennu’r weithdrefn lawn ar gyfer awdurdodi swyddogion yn seiliedig ar gymhwysedd.	Awst 2026	Sicrhau bod y weithdrefn awdurdodi yn unol â’r argymhellion a’r weithdrefn monitro mewnol	Gweithdrefn yn cael ei hadolygu ar hyn o bryd, i’w chysylltu â chymhwysedd y swyddogion
4.2.9 (ii) Sicrhau bod ganddo nifer digonol o staff â chymwysterau a phrofiad addas fel bod modd cynnal rheolaethau swyddogol a gweithgareddau swyddogol eraill yn effeithlon ac yn effeithiol.	Mawrth/Ebrill 2026	Archwilio opsiynau/cyfleoedd i gynyddu nifer y staff, i fodloni’r lleiafswm sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith, a hynny er mwyn cyflawni cytundeb fframwaith yr ASB ac argymhellion yr archwiliad.	Wedi’i gyfeirio at y Pennaeth Gwasanaeth. Achos busnes yn cael ei ddatblygu ar gyfer adnoddau ychwanegol.  Cyfarfod wedi’i gynllunio gyda’r Cyfarwyddwr / Prif Weithredwr i drafod adroddiad archwilio’r ASB a phroblemau o ran adnoddau.
4.3.14 (i) Sicrhau bod ymyriadau/arolygiadau safonau bwyd yn cael eu cynnal ar yr amlder lleiaf a bennir gan y Cod Ymarfer.	Mawrth 2027	Archwilio opsiynau/cyfleoedd i gynyddu nifer yr adnoddau a chynyddu’r amser a dreulir ar waith monitro i sicrhau bod targedau’n cael eu bodloni.  Lleihau nifer yr ymyriadau hwyr, erbyn diwedd blwyddyn ariannol 2026/27.	Trafodwyd y materion â’r tîm yn y cyfarfod adborth yn dilyn yr archwiliad. Cyfarfod wedi’i gynllunio gyda’r Cyfarwyddwr / Prif Weithredwr i drafod materion o ran perfformiad ac adnoddau.
4.3.14 (ii) Sicrhau bod sylwadau a wneir a/neu ddata a geir yn ystod ymyriad/ arolygiad safonau bwyd wedi’u cofnodi ar yr aide-mémoire cywir a’i fod yn cynnwys gwybodaeth gyflawn am y canlynol: •    a oedd yr ymyriad yn ddirybudd neu â rhybudd •    natur a graddfa’r gweithgareddau bwyd •    asesiadau o systemau rheoli safonau bwyd, gan gynnwys yr holl fesurau rheoli sydd ar waith ar gyfer alergenau •    asesiadau o labelu, cyfansoddiad a chyflwyniad •    gofynion olrheiniadwyedd ar gyfer nwyddau sy’n dod i mewn, mewn perthynas ag alergenau, gan gynnwys manylion cyflenwyr, busnesau eraill sy’n cynhyrchu neu’n mewnforio ar gyfer y busnes, a manylebau cynhwysion •    trefniadau i alw/tynnu cynhyrchion yn ôl •    yr ystyriaeth ynghylch a ddylid cymryd samplau/pa samplau a gymerwyd	Ionawr 2026	Parhau i ganolbwyntio ar ansawdd gwaith cofnodi data, a monitro hyn drwy oruchwyliaethau a chyfarfodydd tîm	Nodwyd y broblem ym mis Medi 2025; rhoddwyd gwybod i’r staff yn briodol; ers hynny mae aide-mémoires wedi bod yn eu lle a rhoddir sylw i gynnwys yr aide-mémoires.
4.3.14 (iii) Sicrhau bod cronfa ddata’r sefydliad ac unrhyw system rheoli gwybodaeth yn gallu adfer yr holl wybodaeth am sefydliadau bwyd a darparu’r wybodaeth y mae’r ASB yn gofyn amdani. Sicrhau bod llythyrau sy’n rhoi adroddiadau am ymyriadau / ffurflenni sy’n cael eu rhoi ar ôl arolygiadau yn cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol.	Mawrth 2026	Bydd y gronfa ddata (Idox) yn gwbl weithredol a bydd data wedi’i ffurfweddu a’i fapio’n gywir i alluogi’r gwasanaeth i reoli’r swyddogaeth diogelwch bwyd yn effeithiol. Bydd llythyrau am adroddiadau, yn ogystal ag adroddiadau yn dilyn arolygiadau, yn cael eu monitro’n ansoddol, yn unol â’r weithdrefn monitro mewnol sydd wedi’i diweddaru.	Amrywiol broblemau rheoli data wedi’u nodi ers mudo o’r gronfa ddata flaenorol (Flare) ar 1/4/2025. Problemau ychwanegol wedi’u nodi hefyd, ac rydym wedi bod yn gweithio gyda chyflenwyr Idox yn barhaus i drwsio’r problemau. Yn y cyfarfod ôl-archwiliad, codwyd y problemau gyda staff gan ganolbwyntio ar ansawdd adroddiadau/ffurflenni a’r gofynion monitro mewnol parhaus ar gyfer yr wybodaeth ofynnol.
4.4.6 (i) Sicrhau bod y cynllun samplu’n cynnwys rhaglen samplu safonau bwyd sy’n seiliedig ar ymyriadau a risg.	Ebrill 2026	Mae busnesau wedi cael eu nodi a’u cynnwys yn y cynllun gwasanaeth ar gyfer 2026/27.	Wedi’i drafod â staff yn y sesiwn adborth yn dilyn yr archwiliad, ac wedi’i gynnwys yn y broses cynllunio prosiect ar gyfer 2026/27.
4.5.5 (i) Sicrhau bod cofnodion yn cael eu cadw, a’i bod yn hawdd cael gafael arnynt, ar gyfer cwynion am fwyd neu geisiadau am wasanaeth, a sicrhau bod y cwynion neu geisiadau hyn yn destun ymchwiliad-au trylwyr a bod camau priodol yn cael eu cymryd mewn perthynas ag achosion o ddiffyg cydymffurfio.	Ionawr 2026	Tynhau’r weithdrefn monitro mewnol; a rhoi adborth mewn cyfarfodydd goruchwylio/tîm	Wedi’i drafod â staff yn y sesiwn adborth yn dilyn yr archwiliad, ac wedi’i gynnwys yn y broses cynllunio prosiect ar gyfer 2026/27.
4.6.7 (i) Adolygu a diwygio ei weithdrefnau gorfodi i gynnwys gweithdrefnau safonau bwyd sy’n cwmpasu hysbysiadau gwella, hysbysiadau gwahardd, atafaelu a chadw bwyd, ac ardystio bwyd.	Tachwedd 2026	Drafftio, gweithredu a chyfleu’r weithdrefn yn unol â’r argymhellion.	Anfonwyd drafft o’r weithdrefn hysbysiadau gwella at yr ASB ym mis Rhagfyr 2025. Trafodwyd mewn cyfarfod adborth ym mis Ionawr 2026.
4.6.7 (iii) Sicrhau bod camau gorfodi priodol yn cael eu cymryd i sicrhau bod unrhyw achos o ddiffyg cydymffurfio a nodir yn ystod ymyriadau yn cael ei unioni ac nad yw’n digwydd eto. Dylai hyn gynnwys: dilyn gweithdrefnau perthnasol sy’n ymwneud â phenderfynu o ran erlyn / cyhoeddi Rhybudd Syml; a sicrhau nad oes oedi gormodol yn y cynnydd a allai beryglu llwyddiant achos.	Ionawr 2026	Tynhau’r weithdrefn monitro mewnol; a rhoi adborth mewn cyfarfodydd goruchwylio/tîm. Cyfarfod achos i’w gynnal lle bo’n briodol rhwng Uwch Swyddogion a Swyddogion Achos.	Wedi’i drafod â staff yn y sesiwn adborth yn dilyn yr archwiliad.
4.7.8 (i) Adolygu ei weithdrefnau monitro mewnol dogfenedig i sicrhau bod yr holl weithgareddau perthnasol yn destun gwaith monitro cymesur. Dylai hyn gynnwys manylion o ran meintiau’r samplau a monitro gwaith ymatebol, gan gynnwys ceisiadau gwasanaeth / cwynion, dilyn hynt samplau anffafriol, ymchwiliadau i ddigwyddiadau, a gwiriadau o gronfeydd data fesul swmp.	Ionawr 2026	Cadarnhau’r weithdrefn monitro mewnol derfynol i fodloni’r argymhellion.
4.7.8 (ii) Dylai’r monitro mewnol sy’n digwydd yn ymarferol gynnwys: cofnodi holl natur a graddfa’r gwaith monitro; defnyddio dull o ddadansoddi tueddiadau mewn unrhyw faterion sy’n codi’n barhaus; ynghyd ag ailgydio yn y gwaith o gynnal rhaglenni ymyrryd a gwirio cronfeydd data fesul swmp, a hynny ar ôl i’r problemau wrth fudo’r gronfa ddata gael eu datrys.	Ebrill 2026	Tynhau’r weithdrefn monitro mewnol; a rhoi adborth mewn cyfarfodydd goruchwylio/tîm. Datblygu dulliau o ddadansoddi tueddiadau.	Wedi’i drafod â staff yn y sesiwn adborth yn dilyn yr archwiliad. Ymgynghorwyd ag awdurdodau cyfagos i gael cyngor ar adrodd ar gronfeydd data.

 

 

Wales

PDF

Gweld Archwiliad o reolaethau alergenau a chamau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau – Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port as PDF(Open in a new window) (423.71 KB)