Archwiliad o reolaethau alergenau a chamau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau

Rhagair

Yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) yw’r Awdurdod Cymwys sy’n gyfrifol am ddeddfwriaeth safonau a diogelwch bwyd a bwyd anifeiliaid, ac am sicrhau bod rheolaethau swyddogol sy’n seiliedig ar risg yn cael eu cynnal mewn sefydliadau busnesau bwyd a bwyd anifeiliaid yng Nghymru, Gogledd Iwerddon a Lloegr.

Mae rheolaethau swyddogol ar fwyd a bwyd anifeiliaid, sydd â’r nod o wirio cydymffurfiaeth busnesau bwyd, yn hanfodol i ddiogelu iechyd y cyhoedd. Maent hefyd yn cyfrannu at ganlyniad strategol yr ASB, sef bod ‘bwyd yn ddiogel ac yn cyd-fynd â’r hyn sydd ar y label’.

Awdurdodau lleol sy’n gyfrifol am fonitro a gorfodi cydymffurfiaeth busnesau bwyd a bwyd anifeiliaid o ddydd i ddydd.

Yng Nghymru, rhoddwyd y pŵer i’r ASB bennu safonau a monitro gwasanaethau awdurdodau lleol i orfodi’r gyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid o dan adran 12 o Ddeddf Safonau Bwyd 1999 a rheoliad 7 o Reoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (Cymru) 2009. Mae’n ofynnol i’r ASB fonitro ac archwilio gwasanaethau awdurdodau lleol i orfodi’r gyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid o dan y ddeddfwriaeth hon a Rheoliad Rheolaethau Swyddogol (UE) a gymathwyd 2017/625. Wrth ddatblygu ei threfniadau archwilio, mae’r ASB wedi ystyried canllawiau’r Comisiwn Ewropeaidd ar sut y dylid cynnal archwiliadau o’r fath.

Yn ogystal ag asesu’r gwaith o gynnal rheolaethau swyddogol yn erbyn gofynion cyfreithiol a chanllawiau statudol, mae’r broses archwilio hefyd yn gyfle i nodi a lledaenu arferion da ac i ddarparu gwybodaeth i lywio polisi’r ASB o ran gweithredu a gorfodi’r gyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid.

Mae rhaglenni archwilio’r ASB yn asesu cydymffurfiaeth awdurdodau lleol â gofynion Rheoliad Rheolaethau Swyddogol (UE) a gymathwyd 2017/625 a’r Safon Gorfodi Cyfraith Bwyd a Bwyd Anifeiliaid o fewn y Cytundeb Fframwaith ar Reolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd gan Awdurdodau Lleol (y Cytundeb Fframwaith). Cynhaliwyd asesiadau hefyd yn erbyn Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021 (y Cod Ymarfer) ynghyd â chanllawiau cysylltiedig a gyhoeddir yn ganolog, gan gynnwys Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) 2021 (y Canllawiau Ymarfer).

Mae’r adroddiad hwn ar gael ar ffurf copi caled drwy gysylltu â Thîm Archwilio a Sicrwydd Rheoleiddio’r ASB, Yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru, Llawr 4, Adeilad Llywodraeth Cymru, Parc Cathays, Caerdydd, CF10 3NQ, ac yn electronig ar wefan yr ASB.

Cynnwys

1.0 Cyflwyniad (gan gynnwys Cefndir a Chwmpas y Rhaglen Archwilio)

2.0 Crynodeb gweithredol

3.0 Methodoleg archwilio

4.0 Canfyddiadau’r archwiliad

Trefniadaeth a rheolaeth
Swyddogion awdurdodedig
Arolygiadau, cofnodion ac adroddiadau o ran safleoedd bwyd
Arolygu a samplu bwyd
Cwynion am fwyd a safleoedd bwyd
Gorfodi
Monitro mewnol
Camau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau

Atodiad A – Cynllun archwilio

Atodiad B – Cynllun gweithredu ar gyfer rheoli alergenau

1.0 Cyflwyniad

Cefndir

1.1 Mae archwiliadau o wasanaethau gorfodi cyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid awdurdodau lleol yn rhan o drefniadau'r ASB i wella diogelwch a hyder defnyddwyr mewn perthynas â bwyd a bwyd anifeiliaid. Mae gweithredu rheolaethau swyddogol mewn busnesau bwyd ar amlderau priodol yn seiliedig ar risg yn hanfodol i ddiogelu iechyd y cyhoedd ac i sicrhau bod bwyd yn ddiogel i ddefnyddwyr.

1.2 Yn dilyn pandemig COVID-19, o 1 Ebrill 2023 ymlaen, dylai awdurdodau lleol fod yn cynllunio i wneud y pethau a ganlyn:

• Cynnal yr ymyriadau sydd i fod i gael eu cynnal ar gyfer sefydliadau sydd wedi dychwelyd i’r rhaglen ymyriadau arferol yn unol â’r amlderau a nodir yn y Cod Ymarfer.
• Gweithio tuag at weithredu eto mewn ffordd sy’n gyson â’r darpariaethau a nodir yn y Cod Ymarfer o 1 Ebrill 2023 ymlaen, gan ddefnyddio’r holl hyblygrwydd a gynigir eisoes gan y Cod Ymarfer. Gellir dod o hyd i'r elfennau hyblyg hyn, gan gynnwys eithriadau, ym Mhennod 4 o'r Cod Ymarfer a Phennod 4 o'r Canllawiau Ymarfer.
• Parhau i ddefnyddio dull sy’n seiliedig ar risg o ran y gofynion a nodir yn yr Cod Ymarfer, a hynny ar sail yr adnoddau sydd ar gael.

1.3 Rhan allweddol o gylch gwaith yr ASB yn ei rôl fel Awdurdod Cymwys yw rhoi sicrwydd i randdeiliaid a’r cyhoedd fod awdurdodau bwyd, fel awdurdodau lleol, yn cyflawni ac yn gweithredu’n gywir unrhyw ddeddfwriaeth, cyngor a chanllawiau a gyhoeddir mewn perthynas â’r gwasanaethau y maent yn eu darparu. Mae’r rhaglen archwilio hon, ar y cyd â’r arolygon perfformiad chwe misol, yn rhan allweddol o fframwaith sicrwydd cyffredinol yr ASB.

1.4 Yng Nghymru, rhoddwyd y pŵer i’r ASB bennu safonau a monitro gwasanaethau awdurdodau lleol i orfodi’r gyfraith bwyd a bwyd anifeiliaid o dan adran 12 o Ddeddf Safonau Bwyd 1999 a rheoliad 7 o Reoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (Cymru) 2009.

1.5 Mae’r Cytundeb Fframwaith ar waith yr awdurdodau lleol i orfodi’r gyfraith bwyd yn nodi’r trefniadau y mae’r ASB yn eu defnyddio i fonitro ac archwilio gweithgareddau gorfodi awdurdodau lleol i helpu i sicrhau eu bod yn darparu gwasanaeth effeithiol i ddiogelu iechyd y cyhoedd.

Cwmpas y Rhaglen Archwilio

1.6 Mae’r rhaglen hon yn cynnwys cyfres o archwiliadau ledled Cymru i asesu cydymffurfiaeth â’r ddeddfwriaeth sy’n ymwneud â darparu gwybodaeth am alergenau i ddefnyddwyr a’r risg i ddefnyddwyr â gorsensitifrwydd i fwyd, yn ogystal ag adolygu unrhyw gamau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau yn dilyn archwiliadau blaenorol. Mae’r archwiliadau’n asesu a yw awdurdodau lleol yn cynnal ymyriadau sy’n cynnwys asesiadau alergenau yn seiliedig ar raglen o ymyriadau sy’n gyson â’r Cod Ymarfer.

1.7 Bu i’r asesiad archwilio ystyried y materion a ganlyn:

• Cynllunio, darparu ac adolygu gwasanaethau safonau bwyd
• Yr adnoddau sydd ar gael i’r gwasanaeth a blaenoriaethu gweithgareddau ar sail risg, gan gynnwys asesu busnesau bwyd newydd
• Awdurdodi swyddogion a’u cymhwysedd
• Ymyriadau (rhai sydd wedi’u rhaglenni a rhai ymatebol) a gorfodi
• Polisi, gweithdrefnau a rhaglen samplu
• Monitro mewnol
• Unrhyw faterion eraill yn ymwneud â rheolaethau alergenau
• Camau archwilio sydd heb eu cwblhau – adolygu unrhyw gamau perthnasol sydd heb eu cwblhau yn dilyn archwiliadau blaenorol, a diweddaru cynllun gweithredu’r awdurdod lleol yn sgil archwiliadau yn unol â hynny

1.8 Fel rhan o’r gwaith o ddatblygu’r rhaglen archwilio, bu i’r ASB ymgysylltu â rhanddeiliaid perthnasol a llunio cynllun archwilio. Mae hwn wedi’i atodi yn Atodiad A.

2.0 Crynodeb gweithredol

2.1 Bu i’r archwiliad bwyso a mesur trefniadau Cyngor Sir Ddinbych i gynnal rheolaethau bwyd swyddogol sy'n gysylltiedig ag alergenau, sef rhan bwysig o swyddogaeth safonau bwyd yr awdurdod. Roedd hyn yn cynnwys cynnal gwiriad go iawn mewn sefydliad bwyd er mwyn asesu effeithiolrwydd y rheolaethau swyddogol ac, yn fwy penodol, y gwiriadau a gynhaliwyd gan swyddogion yr awdurdod er mwyn gwirio bod gweithredwr y busnes bwyd yn cydymffurfio â’r gofynion deddfwriaethol.  Roedd cwmpas yr archwiliad hefyd yn cynnwys asesiad o drefniadaeth a rheolaeth gyffredinol yr awdurdod, a’i waith mewnol i fonitro gweithgareddau safonau bwyd.

2.2 Roedd Pennaeth y Gwasanaethau Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chefn Gwlad yn ysgwyddo cyfrifoldeb cyffredinol dros ddarparu gwasanaethau safonau bwyd o fewn Adran Diogelu'r Cyhoedd. Y Rheolwr Busnes Diogelu'r Cyhoedd a'r Swyddog Arweiniol (Bwyd) rhan-amser oedd yn gyfrifol am reoli'r gwaith o ddydd i ddydd.

2.3 Roedd gan yr awdurdod drefniadau cynllunio gwasanaeth ar waith, ynghyd â systemau ar gyfer adolygu perfformiad. Roedd dogfennau cynllunio gwasanaeth yn cynnwys rhywfaint o'r wybodaeth a nodir yn y Canllawiau Cynllunio Gwasanaeth, ond nid yr holl wybodaeth, gan gynnwys y gofyniad i adolygu pob elfen o waith y flwyddyn flaenorol ac i fynd i'r afael â phob diffyg yn y ddarpariaeth yn y cynllun nesaf.

2.4 Roedd gan yr awdurdod drefniadau ar waith i sicrhau bod gwasanaeth effeithiol yn cael ei ddarparu gan swyddogion cymwys a oedd wedi’u hawdurdodi’n briodol yn unol â’u cymwysterau, eu hyfforddiant a’u profiad. Fodd bynnag, nid oedd swyddog safonau bwyd arweiniol wedi'i benodi ac roedd prinder o 3.5 swyddog cyfwerth ag amser llawn. Roedd hyn yn golygu mai dim ond 59% o'r swyddogion yr oedd eu hangen ar yr awdurdod i gyflawni ei holl rwymedigaethau o ran rheoli bwyd oedd ar gael ganddo. Nid oedd cynllun ar waith i benodi swyddog arweiniol safonau bwyd nac i fynd i'r afael â'r diffyg o 41% o ran adnoddau swyddogion, ac roedd hyn yn atal yr awdurdod rhag cyflawni ei rwymedigaethau.

2.5 Yn sgil gwirio’r cronfeydd data, er bod ymyriadau risg uchel yn cael eu cynnal, cafwyd cadarnhad bod nifer sylweddol o sefydliadau risg ganolig a risg isel yn hwyr yn cael eu hymyriadau safonau bwyd, sef 24% o'r sefydliadau â sgôr risg. Roedd yn debygol bod risgiau alergenau mewn cyfran fawr o'r safleoedd risg ganolig (75%) a risg isel (72%) a oedd yn hwyr yn cael ymyriadau, ac mae llawer o'r safleoedd risg isel yn perthyn i fand risg uwch. Nid oedd cynllun yn ei le i fynd i'r afael â'r ôl-groniad o ymyriadau a oedd yn aros i gael eu cynnal, ac roedd disgwyl i'r ôl-groniad gynyddu, gan gynyddu'r tebygolrwydd y bydd yn effeithio ar iechyd y cyhoedd.

2.6 Dangosodd cofnodion ymyriadau fod yr asesiadau o gydymffurfiaeth busnesau â’r rheolaethau alergenau yn ystod ymyriadau safonau bwyd o ansawdd da ar y cyfan, gyda rhai enghreifftiau o arfer da wedi'u nodi. Nid oedd digon o wybodaeth ar gael mewn rhai achosion i ddangos bod swyddogion wedi cynnal asesiad trylwyr. Roedd y sgôr risg yn amrywiol, gyda rhywfaint o dystiolaeth o'r angen i adlewyrchu’r risgiau o ran alergenau yn fwy cywir. Nid oedd camau dilynol yn cael eu cymryd bob amser am nad oedd ailymweliadau i wirio cydymffurfiaeth bob amser yn cael eu cynnal yn ôl yr angen.

2.7 Yn gyffredinol, roedd adroddiadau am ymyriadau safonau bwyd yn gynhwysfawr ar y cyfan, ond byddai'r awdurdod yn elwa o sicrhau bod hyn yn digwydd yn gyson.

2.8 Yn gyffredinol, roedd yr awdurdod wedi ymchwilio i gwynion am fwyd a sefydliadau bwyd yn unol â'r Cod Ymarfer ac, yn gyffredinol, roedd gwaith samplu at ddibenion safonau bwyd wedi’i gynnal yn ôl yr angen.

2.9 Roedd yr awdurdod wedi defnyddio dulliau gorfodi anffurfiol yn bennaf, gan ddefnyddio dulliau gorfodi ffurfiol o bryd i’w gilydd i sicrhau bod busnesau’n cydymffurfio’n well â’r ddeddfwriaeth o ran rheolaethau alergenau. Pan oedd camau gorfodi wedi’u cymryd, roedd y camau hynny, ar y cyfan, yn briodol, ond pan nad oedd ailymweliadau i wirio cydymffurfiaeth yn digwydd, nid oedd yr angen i gymryd camau gorfodi yn cael ei nodi.

2.10 Roedd tystiolaeth o rywfaint o waith mewnol i fonitro materion safonau bwyd, gan gynnwys rheolaethau alergenau. Byddai hyd a lled y gweithgaredd monitro mewnol ansoddol yn elwa o gael ei ehangu i gynnwys gweithgarwch amlach, samplau mwy a gwiriadau ychwanegol o’r cronfeydd data.

3.0 Methodoleg archwilio

3.1 Cafodd yr awdurdod lleol lythyr cyn yr archwiliad a oedd yn cynnwys holiadur cyn yr ymweliad, ynghyd â manylion dogfennau angenrheidiol i asesu i ba raddau yr oedd wedi cwblhau’r argymhellion nad oedd wedi’u cwblhau’n flaenorol.

3.2 Cafodd yr awdurdod lleol hefyd gopi o unrhyw adroddiadau archwilio/cynlluniau gweithredu perthnasol, a gofynnwyd iddo ddarparu tystiolaeth o’r cynnydd a wnaed o ran y camau gweithredu nad oeddent wedi’u cwblhau.

3.3 Yna, cynhaliwyd archwiliad strwythuredig ar y safle a oedd yn cynnwys ymweliad gwirio â busnes lleol a chyfarfodydd gyda Phennaeth y Gwasanaeth, swyddog arweiniol yr awdurdod lleol a staff perthnasol eraill ynghylch y trefniadau ar gyfer darparu gwasanaethau yn awr ac yn y dyfodol, yn ogystal ag archwiliad o ddetholiad o gofnodion rheolaethau swyddogol ar fwyd.

3.4 Cynhaliwyd yr archwiliad rhwng 30 Medi a 2 Hydref 2025. Treuliwyd dau ddiwrnod gwaith a hanner yn cwblhau’r rhan o’r archwiliad a gynhaliwyd ar y safle.

3.5 Mae’r awdurdod lleol wedi cael yr adroddiad archwilio ysgrifenedig hwn a chynllun gweithredu archwilio wedi’i ddiweddaru, a bydd y dogfennau hyn yn cael eu cyhoeddi ar wefan yr ASB.

4.0 Canfyddiadau’r archwiliad

4.1 Trefniadaeth a rheolaeth

4.1.1 Yr Aelod Arweiniol dros Ddatblygu Lleol a Chynllunio oedd yn goruchwylio’r gwasanaeth i orfodi’r gyfraith bwyd. Mae Cyfansoddiad yr awdurdod yn amlinellu ei drefniadau ar gyfer gwneud penderfyniadau. O dan y Cyfansoddiad, cafodd penderfyniadau ar faterion gweithredol yn ymwneud â bwyd eu dirprwyo i Bennaeth y Gwasanaethau Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chefn Gwlad.

4.1.2 Roedd yr awdurdod wedi llunio 'Cynllun Gwasanaeth Bwyd' ar gyfer 2025/2026 ('y Cynllun Gwasanaeth'). Roedd y Cynllun Gwasanaeth wedi’i gymeradwyo gan yr Aelod Arweiniol a chan Bennaeth y Gwasanaeth.

4.1.3 Roedd y Cynllun Gwasanaeth yn cynnwys y rhan fwyaf o'r wybodaeth a nodir yn y Canllawiau Cynllunio Gwasanaeth, gan gynnwys proffil yr awdurdod, cwmpas y gwasanaeth a siart strwythur sefydliadol adran Diogelu'r Cyhoedd. Roedd yr amserau gweithredu, y mannau darparu gwasanaeth, a nodau ac amcanion y gwasanaeth wedi’u nodi’n glir.

4.1.4 Roedd y Cynllun Gwasanaeth yn dangos bod tua 1177 o sefydliadau bwyd yn Sir Ddinbych. Darparwyd proffil y busnesau yn ôl y math o sefydliad.  Hefyd, darparwyd nifer yr ymyriadau a gynlluniwyd a oedd i fod i gael eu cynnal, yn ôl sgôr risg, gan gynnwys y rhai a oedd yn hwyr.

4.1.5 Roedd y targedau a'r blaenoriaethau ar gyfer safonau bwyd yn cynnwys ymrwymiad i gyflawni pob arolygiad / ymyriad sydd i fod i gael ei gynnal mewn sefydliadau risg uchel, ond nid oeddent yn cynnwys sefydliadau risg ganolig na risg isel yn unol â gofynion y Cod Ymarfer.

4.1.6 Roedd nifer yr ailymweliadau a gynhelir yn ystod y flwyddyn fel rhan ofynnol o'r rhaglen ymyriadau yn ôl y disgwyl, ond roeddent wedi’u cyfyngu i'r rhai yng Nghategori A a B ar gyfer hylendid bwyd. Nid oedd unrhyw ymrwymiad i ailymweld â sefydliadau o ran safonau bwyd yn unol â gofynion y Cod Ymarfer.

4.1.7 Roedd blaenoriaethau a thargedau ymyrryd yr awdurdod, a oedd wedi’u hamlinellu yn y Cynllun Gwasanaeth, yn seiliedig yn bennaf ar risg hylendid bwyd. Mewn rhai achosion, lle’r oedd y risg safonau bwyd yn uwch, rhoddwyd gwybod i’r archwilwyr y byddai’r risg safonau bwyd yn cael blaenoriaeth.

4.1.8 Er bod y cynllun yn cynnwys amcangyfrif o’r galw tebygol am y rhaglen ymyriadau bwyd, byddai'n elwa o fod yn fwy eglur ynghylch y galw tebygol am y gwaith ymatebol y bydd yn ofynnol ei wneud, a hynny ar sail blynyddoedd blaenorol.

4.1.9 Darparwyd gwybodaeth am y rhaglen samplu safonau bwyd ac roedd yn cynnwys cyllideb a neilltuwyd i ymgymryd â’r gwaith hwn.

4.1.10 Yn y Cynllun Gwasanaeth, nodwyd yr adnoddau a oedd ar gael i gyflawni gwasanaethau gorfodi’r gyfraith bwyd, sef 4.9 swyddog cyfwerth ag amser llawn ar gyfer hylendid bwyd a safonau bwyd. Amcangyfrifwyd bod angen 8.5 swyddog cyfwerth ag amser llawn i ddarparu’r gwasanaeth, ac mae hyn yn dangos bod angen swm sylweddol o adnoddau ychwanegol i fodloni’r gofynion yn llwyr. Roedd yr wybodaeth am y lefelau gwasanaeth sydd ar gael i’w darparu gyda gwahanol symiau o adnoddau ychwanegol yn glir mewn perthynas â’r rhwymedigaethau y mae’n ofynnol i’r awdurdod eu cyflawni.

4.1.11 Roedd y Cynllun Gwasanaeth yn cynnwys gwybodaeth gyffredinol am Bolisi Gorfodi’r awdurdod a’i ddull o ddatblygu staff.

4.1.12 Cyfeiriwyd yn y cynllun at drefniadau i fonitro’r gwasanaeth safonau bwyd yn fewnol, neu i gynnal ‘asesiad ansawdd’ ohono, drwy drefniadau adrodd meintiol. Fodd bynnag, byddai’n fuddiol pe bai’r cynllun hefyd yn cynnwys disgrifiad byr o’r trefniadau monitro mewnol ansoddol ar gyfer y gwasanaeth safonau bwyd.

4.1.13 Roedd y Cynllun Gwasanaeth yn cynnwys rhywfaint o wybodaeth yn dilyn adolygiad o’r camau i roi’r rheolaethau swyddogol bwyd ar waith ar sail cynllun y flwyddyn flaenorol. Fodd bynnag, nodwyd nad oedd yr adolygiad yn trafod pob targed. Dylai’r adolygiad gynnwys yr ymyriadau safonau bwyd a gyflawnwyd yng nghategorïau safonau bwyd B a C, nifer yr ailymweliadau safonau bwyd, prydlondeb ymatebion i geisiadau am wasanaeth, a nifer y samplau a gymerwyd yn erbyn y rhaglen samplu safonau bwyd.

4.1.14 Nid oedd llawer o fanylion ar gael ynghylch amrywiadau o ran cyflawni’r targedau a nodwyd yn y Cynllun Gwasanaeth blaenorol. Nid oedd yr amrywiadau ar gyfer ymyriadau safonau bwyd risg ganolig (categori B) a risg isel (categori C), busnesau newydd a samplau wedi'u rhaglennu wedi'u meintioli yn unol â gofynion y canllawiau cynllunio gwasanaethau. Pan oedd amrywiadau wedi’u nodi, prinder adnoddau oedd y rheswm a roddwyd.

4.1.15 Roedd yr awdurdod wedi cynnwys nifer o feysydd i'w gwella yn ei Gynllun Gwasanaeth, gan gynnwys ymyriadau mewn busnesau newydd a samplu mewn sefydliadau cymeradwy neu sefydliadau gweithgynhyrchu. Fodd bynnag, ni roddwyd sylw i bob maes lle'r oedd amrywiadau wedi digwydd, h.y. ymyriadau mewn perthynas â chategorïau safonau bwyd B a C.

Argymhellion

4.1.16 Dylai’r awdurdod:

• (i) Sicrhau bod Cynlluniau Gwasanaeth yn y dyfodol ar gyfer safonau bwyd yn cael eu llunio yn unol â’r Canllawiau Cynllunio Gwasanaeth.  Yn benodol, dylid ymrwymo i gyflawni’r ymyriadau Categori B a C sydd i fod i gael eu cynnal a’r rhai sy’n hwyr, amcangyfrif nifer yr ailymweliadau safonau bwyd ar sail gofynion y Cod Ymarfer, ac amcangyfrif swm y gwaith ymatebol.
• (ii) Sicrhau bod yr adolygiad perfformiad blynyddol yn cynnwys yr holl wybodaeth am berfformiad y flwyddyn flaenorol yn erbyn y Cynllun Gwasanaeth Bwyd ac unrhyw dargedau, safonau a chanlyniadau perfformiad a nodwyd.
• (iii) Sicrhau bod pob amrywiad o ran cyflawni'r cynllun gwasanaeth bwyd yn cael sylw yn ei gynllun dilynol a bod meysydd i'w gwella yn cynnwys cynllun i ddatrys yr holl amrywiadau hynny.
•  
• [Erthyglau 5(1)(a) ac (e) o Reoliad (UE) 2017/625 a gymathwyd; paragraff 2.3.3 o’r Cod Ymarfer]

4.2 Swyddogion awdurdodedig

4.2.1 Roedd Cynllun Dirprwyo Pwerau i Swyddogion yr awdurdod, sy’n rhan o Gyfansoddiad yr awdurdod, yn rhoi pwerau dirprwyedig i Bennaeth y Gwasanaethau Cynllunio, Diogelu'r Cyhoedd a Chefn Gwlad i gyflawni'r holl ddyletswyddau sy'n ymwneud â gwasanaethau bwyd. Roedd hyn yn cynnwys awdurdod dirprwyedig i awdurdodi swyddogion eraill a phŵer i gychwyn erlyniadau.

4.2.2 Lluniwyd gweithdrefn wedi’i dogfennu ar gyfer awdurdodi swyddogion safonau bwyd ar sail eu cymwysterau a'u profiad. Roedd y weithdrefn yn gynhwysfawr, yn gywir ac yn cynnwys darpariaeth ar gyfer asesu cymhwysedd swyddogion cyn eu hawdurdodi.

4.2.3 Er bod gan yr awdurdod swyddog arweiniol rhan-amser ar gyfer hylendid bwyd, ni chafodd swyddog arweiniol ei benodi ar gyfer safonau bwyd, yn groes i ofynion y Cod Ymarfer.

4.2.4 Roedd yr awdurdod wedi nodi, yn ei Gynllun Gwasanaeth, fod lefel yr adnoddau sydd eu hangen i ddarparu gwasanaethau bwyd yn sylweddol uwch na'r rheini sydd ar gael, sef 3.6 swyddog cyfwerth ag amser llawn yn llai na’r hyn sydd ei angen. Gyda’r adnoddau a oedd ar gael iddo, nid oedd yr awdurdod yn gallu cyflawni ei rwymedigaethau o ran rhoi ei raglenni ymyriadau ar waith, cynnal ailymweliadau, cynnal rhaglen samplu bwyd lawn nac ymateb i bob cais am wasanaeth pan fydd yn codi. Roedd gan yr awdurdod ôl-groniad sylweddol o ymyriadau safonau bwyd nad oeddent wedi’u cynnal, ac nid oedd yn bwriadu mynd ati ar hyn o bryd i sicrhau ei fod yn gweithredu eto mewn ffordd sy’n gyson â’r Cod Ymarfer, a hynny am nad oedd digon o adnoddau ar gael. Felly, dylai’r awdurdod sicrhau ei fod yn cynyddu adnoddau ei wasanaeth bwyd i sicrhau bod digon o adnoddau ar gael yn y dyfodol i gyflawni ei holl rwymedigaethau o dan y gyfraith a’r Cod Ymarfer.

4.2.5 Darperir hyfforddiant i swyddogion ar sail asesiad ffurfiol o’u hanghenion hyfforddi. Roedd yr awdurdod yn darparu cyfuniad o hyfforddiant mewnol ac allanol, ac yn gwneud defnydd da o’r cyfleoedd a ddarperir gan raglen hyfforddi awdurdodau lleol yr ASB. Roedd yn ofynnol i bob swyddog gyflawni 10 awr o ddatblygiad proffesiynol parhaus (DPP) ar faterion bwyd craidd yn unol â’r Cod Ymarfer. Roedd yr awdurdod yn gallu ariannu hyfforddiant pan oedd angen wedi’i ddangos.

4.2.6 Cynhaliwyd archwiliad o gofnodion cymwysterau a hyfforddiant pum swyddog a oedd yn ymwneud â’r gwaith o gynnal rheolaethau safonau bwyd swyddogol. Yn gyffredinol, roedd cofnodion yn cael eu cadw gan yr awdurdod ar gyfer swyddogion yn system ffeiliau a ffolderi gyfrifiadurol y Cyngor. Byddai’r awdurdod yn elwa o sicrhau bod y system gofnodi hon yn cynnwys gwybodaeth debyg ar gyfer contractwyr allanol a allai gael eu cyflogi o bryd i’w gilydd.

4.2.7 Roedd pob swyddog wedi’i awdurdodi yn unol â thystiolaeth o’i gymwysterau, ei hyfforddiant a’i brofiad. Roedd awdurdodiadau wedi’u llofnodi gan swyddog ag awdurdod dirprwyedig, ac roeddent yn cynnwys yr holl ddeddfwriaeth allweddol sy’n ofynnol ar gyfer cynnal yr amrywiaeth o reolaethau swyddogol sy’n ofynnol ar gyfer alergenau.

4.2.8 Roedd cymwysterau academaidd a chymwysterau perthnasol eraill ar gael i bob swyddog ac roedd pob un o leiaf wedi cael y 10 awr o hyfforddiant DPP ar faterion bwyd craidd sy’n ofynnol gan y Cod Ymarfer a pholisïau’r awdurdod ei hun, yn unol â’u dyletswyddau. At hynny, roedd yr holl swyddogion wedi cael yr hyfforddiant angenrheidiol i gyflawni’r agweddau technegol ar y gwaith yr oeddent yn ymwneud ag ef.

Argymhellion

4.2.9 Dylai’r awdurdod:

• (i) Sicrhau bod ganddo nifer digonol o staff â chymwysterau a phrofiad addas fel bod modd cynnal rheolaethau swyddogol a gweithgareddau swyddogol eraill yn effeithlon ac yn effeithiol.
• (ii) Penodi un neu ragor o swyddogion bwyd arweiniol sy’n briodol gymwysedig a chymwys ar gyfer safonau bwyd.

  [Erthyglau 5(1)(e) o Reoliad (UE) 2017/625a gymathwyd; paragraff 3.3.4 o’r Cod Ymarfer]

4.3 Arolygiadau, cofnodion ac adroddiadau o ran safleoedd bwyd

4.3.1 Darparodd yr awdurdod ddata cyn yr archwiliad a oedd yn cadarnhau bod 1015 o fusnesau bwyd wedi'u sgorio yng nghronfa ddata sefydliadau safonau bwyd yr awdurdod. Roedd cyfanswm o 240 o sefydliadau bwyd yn hwyr yn cael ymyriad safonau bwyd. Nid oedd yr un o’r rhain yn sefydliad risg uchel, ac roedd 52 ohonynt yn sefydliadau risg ganolig a 188 yn sefydliadau risg isel. Er bod y rhaglen ymyriadau’n cael ei llywio yn ôl y risg hylendid bwyd, roedd ymyriadau'n cael eu cynnal mewn safleoedd a oedd wedi'u sgorio fel rhai â risg safonau bwyd uchel, yn ôl y gofyn. Dangosodd dadansoddiad o’r sefydliadau risg ganolig a risg isel ei bod yn debygol bod risgiau alergenau mewn cyfran fawr o’r safleoedd risg ganolig (75%) a’r safleoedd risg isel (72%), ac roedd tystiolaeth o’r gwaith o wirio ffeiliau a data am y mathau o safleoedd yn dangos bod llawer o’r safleoedd risg isel yn debygol o berthyn i fand risg uwch. Yn absenoldeb cynlluniau i fynd i’r afael â’r ôl-groniad o ymyriadau sy’n hwyr, mae’n debygol y bydd nifer y safleoedd nad ydynt wedi’u harolygu lle y ceir risgiau alergenau yn cynyddu, gan gynyddu’r tebygolrwydd y bydd effeithiau ar iechyd y cyhoedd yn dod i’r amlwg.

4.3.2 Roedd gweithdrefnau ymyriadau bwyd wedi’u llunio yn unol â'r gofynion. Gan fwyaf, roedd ymyriadau safonau bwyd yn cael eu cynnal ar ffurf ymyriad cyfun ochr yn ochr ag ymyriadau hylendid bwyd, gan ddefnyddio ffurflenni aide-mémoire arolygu ar y cyd.

4.3.3 Archwiliwyd pum ymyriad safonau bwyd a gafodd eu cynnal yn ystod y ddwy flynedd cyn yr archwiliad. Nodwyd bod pob ffeil yn cynnwys manylion cofrestriadau bwyd perthnasol, bod sgoriau wedi'u dogfennu, a bod pob ymweliad wedi’i gynnal yn ddirybudd. Fodd bynnag,  mewn tri o’r pum achos, cafodd yr ymweliadau eu cynnal ar yr amlder anghywir.

4.3.4 Mewn un achos, a oedd wedi ei roi yng nghategori C, nodwyd nad oedd sgôr y safle yn cydymffurfio â’r system sgorio safonau bwyd a geir yn y Cod Ymarfer nac yn gydnaws â sgoriau blaenorol. Roedd gwybodaeth yn y ffeil ynghylch gorfodi’r gofynion alergenau yn gwrth-ddweud y sgôr ac yn awgrymu y dylai'r safle hwn fod wedi cael ei sgorio yng nghategori B ac y dylai swyddogion fod yn ymweld ag ef yn amlach.

4.3.5 Llwyddodd yr archwilwyr i bennu’r math o safle bwyd ym mhob achos, ond mewn un achos, nid oedd y swyddog wedi cofnodi maint, graddfa na chwmpas y busnes.

4.3.6 Ym mhob achos, pan oedd yn briodol, roedd gweithdrefnau tynnu'n ôl a galw’n ôl wedi bod yn destun ymchwiliad ac, ym mhob achos, roedd yr wybodaeth yn adferadwy a’r holl arsylwadau’n ddarllenadwy.

4.3.7 Mewn pedair o’r pum ffeil, roedd tystiolaeth ar gael i ddangos bod swyddogion wedi asesu systemau rheoli diogelwch bwyd mewn perthynas â safonau bwyd. Roedd manylion am asesiadau o gydymffurfiaeth â’r gofynion olrheiniadwyedd ac asesiadau o’r gofynion cyfansoddiad, cyflwyniad a labelu hefyd ar gael yn y pedwar o’r pum achos hynny. Mewn un achos, roedd asesiad alergenau wedi dod i’r casgliad bod y busnes yn cydymffurfio, ond nid oedd sail y casgliad hwn wedi’i chofnodi.

4.3.8 Roedd yr wybodaeth a gofnodwyd yn y pedair ffeil, gan gynnwys y defnydd o luniau, yn fanwl iawn. Mewn dau achos, nid oedd arsylwadau’r swyddogion wedi’u dogfennu yn yr aide-mémoire arolygu safonau bwyd. Fodd bynnag, mewn un o’r achosion hyn, gwnaed nodiadau ar y pryd mewn llyfr nodiadau PACE a thynnwyd lluniau.

Arferion gorau

Nododd yr archwilwyr fod y defnydd o ffurflenni arolygu digidol yn darparu gwybodaeth gynhwysfawr am ganfyddiadau’r swyddogion yn ystod arolygiadau. Roedd lluniau’n darlunio gwybodaeth berthnasol a manwl am arsylwadau’r swyddogion.

4.3.9 Mewn tri achos, roedd yr wybodaeth ynghylch a oedd ailymweliad wedi’i gynnal yn briodol neu gamau dilynol wedi'u cymryd yn briodol yn gyfyngedig. Roedd dau achos wedi sbarduno ailymweliad gorfodol oherwydd sgôr o 40 o ran cydymffurfiaeth, ond nid oedd yr ailymweliad wedi'i gofnodi'n gywir yn y gronfa ddata. Dangosodd dadansoddiad o'r gronfa ddata swmpus a thrafodaethau gyda swyddogion nad yw ailymweliadau safonau bwyd yn cael eu sbarduno na'u cynnal fel mater o drefn yn unol â gofynion y Cod Ymarfer.

4.3.10 Mewn tri achos, cafodd adroddiadau am ymweliadau eu hanfon o fewn y cyfnod priodol, ond cafwyd oedi o ddeufis cyn anfon un adroddiad. Roedd pob adroddiad wedi'i gyfeirio at enw masnachu a chyfeiriad cywir y busnes. Fodd bynnag, mewn un achos, nid oedd dim tystiolaeth fod adroddiad dilynol wedi’i gyhoeddi mewn perthynas â safonau bwyd.

4.3.11 Yn gyffredinol, pan oedd adroddiad arolygu wedi’i gyhoeddi, roedd yn cynnwys y rhan fwyaf o'r wybodaeth ofynnol. Fodd bynnag, yn yr achos lle cafwyd oedi a grybwyllir uchod, nid oedd yr adroddiad yn cynnwys gwybodaeth am y person a gafodd ei gyf-weld yn ystod yr arolygiad na'r amserlen ar gyfer cydymffurfio.

4.3.12 Roedd cofnodion busnesau bwyd, gan gynnwys ffurflenni cofrestru, aide-mémoires arolygu, ffurflenni adrodd ar ôl ymweliad arolygu a gohebiaeth ar gael yn electronig. Roedd manylion dyddiadau’r ymyriadau a gynhaliwyd mewn sefydliadau bwyd, y mathau o ymyriadau a gynhaliwyd, yn ogystal â’r proffiliau risg a’r sgoriau safonau bwyd, yn cael eu storio mewn cronfa ddata electronig o sefydliadau bwyd. Roedd gwybodaeth am gofrestriadau bwyd ar gael naill ai ar ffurf copi caled neu'n electronig.

4.3.13 Dywedodd yr awdurdod nad oedd yn defnyddio strategaeth orfodi amgen ar gyfer sefydliadau risg is ar hyn o bryd, ond roedd gweithdrefn ar gael a oedd yn trafod y gweithgaredd hwn.

Argymhellion

4.3.14 Dylai’r awdurdod:

• (i) Sicrhau bod ymyriadau/arolygiadau safonau bwyd yn cael eu cynnal yn ôl yr amlder gofynnol a bennir gan y Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd a bod ailymweliadau'n cael eu cynnal yn ôl yr angen. [Erthyglau 9(1) a (2) o Reoliad (UE) 2017/625 a gymathwyd; paragraffau 4.2, 4.3, 4.4.2 a 6.5.2 o'r Cod Ymarfer]
• (ii) Sicrhau bod arsylwadau a wneir a/neu ddata a geir yn ystod ymyriad/arolygiad safonau bwyd yn cynnwys maint a chwmpas y busnes a gwybodaeth gyflawn ar gyfer asesu systemau rheoli safonau bwyd, cyfansoddiad a labelu. Sicrhau bod safleoedd wedi’u sgorio’n gywir mewn perthynas â materion alergenau. [Erthyglau 5(1)(a) a (b), 9(1), 12, 13 a 14 o Reoliad (UE) 2017/625 a gymathwyd; paragraffau 4.2.2, 4.2.3, 4.3.1, 4.5 o’r Cod Ymarfer a pharagraffau 2.13.3, 4.2.2, 4.3.3.3 o’r Canllawiau Ymarfer]
• (iii) Sicrhau bod llythyrau sy’n rhoi adroddiadau i fusnesau am ymyriadau yn cael eu hanfon atynt yn brydlon a'u bod yn cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol. [Erthygl 13 o Reoliad (UE) 2017/625 a gymathwyd; paragraff 4.2.3 o’r Cod Ymarfer, paragraff 4.3.4 o’r Canllawiau Ymarfer]

Ymweliad dilysu â sefydliad bwyd

4.3.15 Cynhaliwyd ymweliad dilysu mewn sefydliad bwyd gyda swyddog awdurdodedig yr awdurdod a oedd wedi cynnal arolygiad safonau bwyd diweddaraf y sefydliad. Prif amcan yr ymweliad oedd ystyried effeithiolrwydd asesiad yr awdurdod o systemau’r busnes i sicrhau bod bwyd yn bodloni gofynion y gyfraith safonau bwyd mewn perthynas â rheolaethau alergenau.

4.3.16 Roedd y swyddog yn gallu dangos ei wybodaeth am y busnes a rhoi sicrwydd i’r archwilwyr fod asesiadau o reolaethau alergenau wedi’u cynnal fel rhan o'r arolygiad, gan gynnwys defnydd priodol o bwerau i dynnu bwyd anniogel oddi ar y farchnad. Roedd yn amlwg bod gormod o waith i'w gyflawni yn ystod un ymyriad o ystyried maint a chymhlethdod y busnes. Byddai'r safle a'r rheini sy’n debyg iddo yn elwa o gael ymyriad safonau bwyd pwrpasol, yn seiliedig ar risg, ar wahân i'r ymyriad hylendid bwyd, i sicrhau bod modd i swyddogion ganolbwyntio ar gynhyrchion a gweithgareddau risg uchel, gan sicrhau bod bwyd o'r safle hwn yn parhau i fod yn ddiogel i ddefnyddwyr.

4.4 Arolygu a samplu bwyd

4.4.1 Roedd Cynllun Gwasanaeth yr awdurdod yn cynnwys gwybodaeth am samplu at ddibenion safonau bwyd, gan ddangos cyfranogiad mewn prosiectau neu arolygon, samplu rheolaidd yn ystod arolygiadau ar sail risg, a samplu yn sgil materion a oedd yn codi. Darparwyd cynllun samplu i’r archwilwyr ar gyfer y flwyddyn ariannol gyfredol hon a oedd yn ystyried samplu at ddibenion safonau bwyd, gan gynnwys samplu ar gyfer alergenau.

4.4.2 Roedd yr awdurdod wedi llunio polisi ar y cyd ar gyfer gweithgarwch samplu safonau bwyd a hylendid bwyd. Roedd yr awdurdod wedi penodi Dadansoddwr Cyhoeddus i gynnal dadansoddiadau bwyd. Roedd y labordy ar y rhestr gydnabyddedig o Labordai Swyddogol dynodedig y DU.

4.4.3 Roedd y weithdrefn yn amlinellu sut i gymryd samplau a pha gamau i'w cymryd ar ôl cael canlyniadau.

4.4.4 Archwiliwyd pum sampl safonau bwyd a gymerwyd yn ystod y ddwy flynedd cyn yr archwiliad. Cafodd yr holl samplau eu cymryd gan swyddogion a oedd wedi'u hyfforddi a'u hawdurdodi'n briodol ac roedd canlyniadau'r samplau ar gael ar ffeil.

4.4.5 Ym mhob achos, roedd camau gweithredu priodol wedi'u dogfennu mewn ffeiliau. Fodd bynnag, mewn pedwar o’r pum cofnod, nid oedd dim tystiolaeth bod gweithredwr y busnes bwyd wedi cael gwybod am y canlyniadau.

Argymhellion

4.4.6 Dylai’r awdurdod:

• (i) Sicrhau bod busnesau'n cael gwybod am ganlyniadau gwaith samplu [Erthyglau 5(1)(a) a 5(1)(b) o Reoliad (UE) 2017/625 a gymathwyd, paragraff 4.5 o’r Cod Ymarfer a pharagraffau 4.6.9 a 4.6.19 o’r Canllawiau Ymarfer]

4.5 Cwynion am fwyd a safleoedd bwyd

4.5.1 Mae’r awdurdod wedi llunio gweithdrefn i ymdrin â chwynion sy’n ymwneud â bwyd ac mae’r weithdrefn hon yn amlinellu’r meini prawf ar gyfer ymchwiliadau.

4.5.2 Cynhaliwyd archwiliad o’r cofnodion a oedd yn ymwneud â dwy gŵyn neu gais am wasanaeth a oedd wedi dod i law’r awdurdod. Bu modd i’r archwilwyr gadarnhau bod yr awdurdod wedi ymchwilio i’r cwynion yn brydlon a’u bod wedi bod yn destun ymchwiliad trylwyr.

4.5.3 Pan oedd yn briodol, roedd pob achwynydd wedi cael gwybod am ganlyniadau'r ymchwiliad ac roedd camau priodol wedi'u cymryd ar sail canfyddiadau'r ymchwiliadau.

4.6 Gorfodi

4.6.1 Roedd yr awdurdod wedi llunio Polisi Gorfodi Corfforaethol a oedd yn cael ei ategu gan y Polisi Gorfodi Diogelwch Bwyd. Roedd y polisïau ar gael i’r cyhoedd a busnesau eu gweld ar gais.

4.6.2 Roedd y dogfennau hyn yn dadlau o blaid dull graddoledig o orfodi, a chyda’i gilydd, roeddent yn gyffredinol yn cyd-fynd â gofynion y Cod Ymarfer a chanllawiau swyddogol eraill. Roeddent yn cynnwys meini prawf ar gyfer cymryd camau anffurfiol, cyflwyno hysbysiadau statudol amrywiol, cymryd camau ffurfiol eraill, dyroddi rhybuddion syml ac erlyn, ac roeddent yn cyfeirio at y Cynllun Prif Awdurdod.

4.6.3 Roedd y polisïau’n rhoi sylw i gymryd camau gweithredu mewn sefydliadau y mae gan y Cyngor ei hun fuddiant ynddynt, megis ysgolion, canolfannau hamdden a chartrefi gofal.

4.6.4 Roedd yr awdurdod wedi llunio gweithdrefn orfodi a oedd yn manylu ar ddisgwyliadau'r awdurdod o ran camau gorfodi penodol, gan gynnwys Hysbysiadau Gwella o dan y Rheoliadau Gwybodaeth am Fwyd, Hysbysiadau Camau Unioni, Cau Gwirfoddol, Hysbysiadau a Gorchmynion Gwahardd, atafaelu, cadw, ardystio ac ildio gwirfoddol, rhybuddion syml ac erlyniadau.

4.6.5 Roedd y gweithdrefnau ar gyfer hysbysiadau a chamau gwirfoddol yn ei weithdrefn orfodi yn foddhaol. Ni chyflwynwyd unrhyw hysbysiadau gwella o dan y Rheoliadau Gwybodaeth am Fwyd na hysbysiadau camau unioni ac ni chafwyd unrhyw waharddiadau nac achosion o gau gwirfoddol o fewn cwmpas yr archwiliad. Felly, ni chynhaliwyd gwiriadau cydymffurfiaeth fel rhan o'r archwiliad.

4.6.6 Yn ystod yr archwiliad, bu’r archwilwyr yn archwilio dwy ffeil achos ar gyfer cadw bwyd ac un ffeil achos ar gyfer ei ildio'n wirfoddol.

4.6.7 Bu modd i’r archwilwyr bennu iddi fod yn briodol cadw’r bwyd yn y ddau achos. Roedd yr hysbysiadau wedi’u dyroddi gan ddefnyddio’r ffurflen ragnodedig, ac roeddent yn pennu’n glir fanylion y bwyd i'w gadw a'r terfyn amser mwyaf o 21 diwrnod. Roedd y ddau hysbysiad wedi’u cyflwyno gan swyddogion a oedd wedi’u hawdurdodi’n briodol, ac roeddent yn cynnwys yr holl wybodaeth yn ymwneud â chadw a storio’r bwyd a manylion am dynnu’r bwyd yn ôl neu ei atafaelu.

4.6.8 Bu modd i’r archwilwyr bennu iddi fod yn briodol ildio bwyd yn wirfoddol yn yr un achos hwn. Llofnodwyd y cofnod ildio gan y swyddog ac fe’i cyd-lofnodwyd gan y person a ildiodd y bwyd. Fodd bynnag, nid oedd y cofnodion yn cynnwys unrhyw dderbynneb a oedd yn manylu ar amser a dull dinistrio'r bwyd a ildiwyd.

4.6.9 Roedd yr awdurdod wedi darparu gweithdrefnau wedi'u dogfennu a dogfennau enghreifftiol ar gyfer cychwyn erlyniadau a chyflwyno rhybuddion syml. Roedd y rhain yn ystyried agweddau perthnasol ar y gwaith hwn, gan gynnwys manylion am sut i lunio ffeil achos, gan gynnwys trefniadau lleol ar gyfer datblygu achos, gan roi sylw i swyddogaethau a chyfrifoldebau Deddf Ymchwilio i Weithdrefnau Troseddol 1996. Nid ymgymerwyd ag unrhyw achosion a oedd yn ymwneud â'r camau gweithredu hyn o fewn cwmpas yr archwiliad hwn.

Argymhellion

4.6.10 Dylai’r awdurdod:

• Sicrhau, mewn achosion pan fo bwyd anniogel yn cael ei ildio’n wirfoddol a’i ddinistrio, fod cofnod o'r amser, y man a'r dull dinistrio yn cael ei gadw i sicrhau bod bwyd anniogel wedi’i dynnu oddi ar y farchnad yn briodol ac yn barhaol. [Erthygl 138(1)(b) o Reoliad (UE) 2017/625 a gymathwyd, paragraff 6.4.2 o’r Cod Ymarfer a pharagraff 6.13.3 o’r Canllawiau Ymarfer]

4.7 Monitro mewnol

4.7.1 Mae gwaith monitro mewnol yn bwysig i sicrhau bod targedau perfformiad yn cael eu cyflawni a bod gwasanaethau’n cael eu darparu yn unol â gofynion deddfwriaethol, canllawiau a gyhoeddir yn ganolog a gweithdrefnau’r awdurdod. Mae hefyd yn sicrhau cysondeb o ran darparu gwasanaethau.

4.7.2 Cafodd targedau perfformiad allweddol eu nodi yn unol â’r Cod Ymarfer, ac mae gan yr awdurdod drefniadau ar waith i ymgymryd â gwaith monitro mewnol meintiol chwarterol a blynyddol ar draws y gwasanaethau bwyd.  Roedd perfformiad yn cael ei adrodd drwy’r system gorfforaethol ar gyfer monitro perfformiad. Roedd y swyddog arweiniol yn ymgymryd yn rheolaidd â gwaith monitro pellach o ran hynt rhaglenni ymyrryd.

4.7.3 Lluniwyd gweithdrefn fonitro fewnol ddogfenedig ar gyfer y gwasanaethau bwyd, ac roedd yn cynnwys ymweliadau a gynhelir yng nghwmni swyddog arall yn ogystal â sampl o wiriadau ffeil ar draws y rhan fwyaf o’r gweithgareddau sy’n ymwneud â’r rheolaethau swyddogol. Byddai'r weithdrefn ar ei hennill o bennu ystod ehangach o swmp-wiriadau o’r cronfeydd data.

4.7.4 Roedd y Rheolwr Busnes a'r swyddogion arweiniol yn gyfrifol am fonitro’r gwasanaethau gorfodi bwyd yn fewnol ar lefel weithredol.

4.7.5 Bu modd i’r archwilwyr wirhau bod peth gwaith monitro ansoddol wedi’i gynnal yn fewnol ar draws y gwasanaeth, gan gynnwys gwirio cofnodion.

4.7.6 Roedd y cofnodion a gadwyd, yn unol â’r weithdrefn, yn cadarnhau natur a maint y gweithgarwch monitro. Roedd yr archwilwyr yn gallu gwirhau bod y gwaith monitro ansoddol wedi’i gynnal ar draws y ddau wasanaeth, gan gynnwys arolygiadau yng nghwmni swyddog arall, gwiriadau o gofnodion ffeiliau ymyriadau, a cheisiadau am wasanaeth.

4.7.7 Roedd prinder capasiti o ran swyddogion arweiniol yn cyfyngu ar swm a maint y gwaith monitro mewnol, a byddai'r awdurdod yn elwa o ehangu’r gwaith i gynnwys gweithgarwch amlach, samplau mwy, ystod ehangach o wiriadau o’r cronfeydd data, a gwiriadau o’r broses o lwytho gwybodaeth i'r cronfeydd data.

4.7.8 Roedd y cofnodion mewn perthynas â gwaith monitro mewnol a oedd ar gael yn cael eu cadw gan reolwyr am o leiaf dwy flynedd.

Argymhelliad

4.7.9 Dylai’r awdurdod:

• (i) Adolygu ei weithdrefnau monitro mewnol dogfenedig i sicrhau bod yr holl weithgareddau perthnasol yn destun gwaith monitro cymesur. Dylai hyn nodi ystod ehangach o swmp-wiriadau o’r cronfeydd data.  Dylid ehangu swm a maint y gwaith monitro mewnol sy'n digwydd yn ymarferol i gynnwys gweithgarwch amlach, samplau mwy, ystod ehangach o wiriadau o’r cronfeydd data, a gwiriadau o’r broses o lwytho gwybodaeth i'r cronfeydd data. [Erthyglau 5(1a a b) a 12 o’r Rheoliad Rheolaethau Swyddogol, paragraff 2.3 o’r Cod Ymarfer a pharagraff 2.3.4 o’r Canllawiau Ymarfer]

4.8 Camau archwilio perthnasol sydd heb eu cwblhau

4.8.1 Rhoddwyd sylw i gamau archwilio perthnasol o raglenni archwilio blaenorol nad oeddent wedi’u cwblhau. Roedd hyn yn cynnwys camau gweithredu o raglen archwilio lawn 2013-2017 a’r archwiliad a oedd yn canolbwyntio ar y Cynllun Sgorio Hylendid Bwyd a gynhaliwyd yn 2017.

Arferion gorau

Roedd yr awdurdod wedi llunio ffurflenni MS ar-lein ar gyfer ymchwilio i achosion o glefydau heintus risg is, gyda ffurflenni'n cael eu hanfon ar y cyd â hysbysiadau system hysbysu .gov, gan sicrhau bod modd rhoi proses ddilynol symlach ar waith. Nid oedd angen i achosion ddychwelyd holiaduron drwy’r post mwyach, ac roeddent yn gallu llenwi'r ffurflen ar unwaith, gan arwain at gynnydd yn y cyfraddau ymateb. Mae Iechyd Cyhoeddus Cymru wedi mabwysiadu’r dull hwn o weithredu erbyn hyn, ac mae'n cael ei gyflwyno fel rhan o’r system Tarian sydd wedi'i diweddaru.

4.8.2 Cyhoeddwyd cynllun gweithredu wedi’i ddiweddaru ar wefan yr ASB.

Archwilwyr

Craig Sewell
Angela Phillips
Joshua Jolliffe

Is-adran

Y Tîm Archwilio a Sicrwydd Rheoleiddio
Yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru
Llawr 4
Adeilad Llywodraeth Cymru
Parc Cathays
Caerdydd
CF10 3NQ

Atodiad A: Cynllun Archwilio

 

Sarah Maddox
Pennaeth Archwilio a Sicrwydd Rheoleiddio – Yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru
E-bost: Sarah.Maddox@food.gov.uk

Craig Sewell
Uwch-reolwr Archwilio, yr Asiantaeth Safonau Bwyd yng Nghymru – Archwilydd Arweiniol
E-bost: wales.audit@food.gov.uk

Cefndir

1. Yng Nghymru, rhoddwyd y grym i bennu safonau a monitro gwasanaethau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd awdurdodau lleol i’r Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) o dan Adran 12 o Ddeddf Safonau Bwyd 1999 (y Ddeddf) a Rheoliad 7 o Reoliadau Rheolaethau Swyddogol ar Fwyd Anifeiliaid a Bwyd (Cymru) 2009.

2. Mae’r Ddeddf yn rhoi pwerau statudol i’r ASB er mwyn cryfhau ei dylanwad dros weithgarwch gorfodi ac i sicrhau y caiff blaenoriaethau ac amcanion cenedlaethol eu cyflawni ar lefel leol. Mae’n rhoi pwerau i’r ASB gyflawni’r dyletswyddau canlynol:

• pennu safonau perfformiad mewn perthynas â gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd
• monitro perfformiad awdurdodau gorfodi cyfraith bwyd anifeiliaid a bwyd
• mynnu gwybodaeth gan awdurdodau lleol ynghylch gorfodi cyfraith bwyd ac archwilio unrhyw gofnodion
• mynd i mewn i safleoedd awdurdodau lleol, i archwilio cofnodion a chymryd samplau
• cyhoeddi gwybodaeth am berfformiad awdurdodau lleol
• llunio adroddiadau i awdurdodau lleol unigol, gan gynnwys canllawiau ar wella perfformiad

3. Yn Rheoliad a gymathwyd (UE) 2017/625 ar reolaethau swyddogol a gweithgareddau swyddogol eraill a gynhelir i sicrhau y gellir dilysu cydymffurfiaeth â chyfraith bwyd anifeiliaid neu fwyd, ceir gofyniad, o dan Erthygl 6, i awdurdodau cymwys gynnal archwiliadau mewnol neu gael eu harchwilio’n allanol.

4. Er mwyn cyflawni’r gofyniad hwn, mae’r ASB yn rhoi sicrwydd i randdeiliaid a’r cyhoedd fod awdurdodau cymwys, fel awdurdodau lleol, yn darparu ac yn gweithredu unrhyw ddeddfwriaeth, cyngor a chanllawiau a gyhoeddir mewn perthynas â’r gwasanaethau maent yn eu darparu, a hynny mewn modd cywir. Mae’r rhaglen archwilio hon, ar y cyd â’r arolygon perfformiad chwe misol, yn rhan allweddol o fframwaith sicrwydd cyffredinol yr ASB.

5. Fel rhan o’r rhaglen archwilio hon, cynhelir archwiliadau systematig ac annibynnol o’r modd y mae awdurdodau lleol yn cynnal rheolaethau swyddogol mewn perthynas â chyfraith bwyd yng Nghymru.

Amcanion y Rhaglen

6. Bydd y rhaglen archwilio yn ystyried y rheolaethau swyddogol a gweithgareddau swyddogol a gynhaliwyd o 1 Ebrill 2023 ymlaen. Bydd gweithgareddau rheoli sy’n ymwneud â gweithredu’r ddeddfwriaeth yn y meini prawf cyn y dyddiad hwn hefyd yn cael eu cynnwys yn y rhaglen archwilio.

7. Bydd yr archwiliadau’n dangos a fu’r broses o weithredu rheolaethau bwyd swyddogol sy’n ymwneud ag alergenau yng Nghymru yn effeithiol. Gallai methu â sicrhau cydymffurfiaeth â chyfraith bwyd a allai effeithio’n andwyol ar iechyd a lles pobl Cymru arwain at niwed i enw da awdurdodau lleol a’r ASB, yn ogystal â cholli hyder yn y diwydiant bwyd.

8. Bydd y rhaglen archwilio â ffocws yn cynnwys archwiliad o’r rheolaethau swyddogol, y gweithgareddau swyddogol a’r canlyniadau cysylltiedig y mae awdurdodau lleol yn eu defnyddio i gyflawni amcanion y ddeddfwriaeth isod:

• Deddf Diogelwch Bwyd 1990
• Rheoliad a gymathwyd (UE) Rhif 1169/2011 ar ddarparu gwybodaeth am fwyd i ddefnyddwyr
• Rheoliadau Gwybodaeth am Fwyd (Cymru) 2014

9. Nodau penodol y rhaglen archwilio hon yw:

• rhoi sicrwydd bod y gwaith o gyflwyno deddfwriaeth labelu alergenau sydd wedi bod ar waith ers 2014 yng Nghymru wedi’i weithredu’n effeithiol gan awdurdodau lleol; hynny yw, bod rheolaethau swyddogol yn cael eu cynnal yn unol â’r Cod Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru) (y Cod), Canllawiau Ymarfer Cyfraith Bwyd (Cymru), y Cytundeb Fframwaith a chanllawiau a deddfwriaeth swyddogol eraill a gyhoeddwyd yn ganolog
• gwerthuso gweithgareddau awdurdodau lleol mewn perthynas â busnesau bwyd sy’n darparu cynhyrchion wedi’u pecynnu ymlaen llaw i’w gwerthu’n uniongyrchol (PPDS) i ddefnyddwyr, a ddaeth i rym ym mis Hydref 2021
• nodi unrhyw enghreifftiau o arferion da ac arloesi a’u rhannu ag awdurdodau lleol eraill, er mwyn gwella effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd wrth gynnal rheolaethau
• darparu modd o nodi tanberfformiad yn systemau gorfodi cyfraith bwyd yr awdurdodau lleol
• darparu gwybodaeth i gynorthwyo’r gwaith o ddatblygu polisi’r ASB
• adolygu cynnydd awdurdodau lleol o ran gweithredu unrhyw argymhellion perthnasol sydd heb eu cyflawni o archwiliadau blaenorol

* Bydd y Cod a ddefnyddir yn berthnasol i’r cyfnod pan gynhelir y rheolaethau perthnasol.

Cwmpas y Rhaglen Archwilio

10. Bydd y rhaglen hon yn cynnwys cyfres o archwiliadau ledled Cymru i asesu cydymffurfiaeth â deddfwriaeth sy’n ymwneud â darparu gwybodaeth am alergenau i ddefnyddwyr a’r risg i ddefnyddwyr â gorsensitifrwydd i fwyd, yn ogystal ag adolygu unrhyw gamau archwilio agored perthnasol yn dilyn archwiliadau blaenorol. Bydd yr archwiliadau’n asesu a yw awdurdodau lleol yn cynnal ymyriadau sy’n cynnwys asesiadau o alergenau yn seiliedig ar raglen o ymyriadau sy’n unol â’r Cod.

11. Bydd y rhaglen archwilio yn canolbwyntio ar y risgiau sy’n gysylltiedig â’r meysydd canlynol o reolaethau swyddogol:

• Cynllunio, darparu ac adolygu gwasanaethau safonau bwyd
• Yr adnoddau sydd ar gael i’r gwasanaeth a blaenoriaethu gweithgareddau ar sail risg, gan gynnwys asesu busnesau bwyd newydd
• Awdurdodi swyddogion a’u cymhwysedd
• Ymyriadau (rhai sydd wedi’u rhaglenni a rhai ymatebol) a gorfodi
• Polisi, gweithdrefnau a rhaglen samplu
• Monitro mewnol
• Unrhyw faterion eraill yn ymwneud â rheolaethau alergenau

12. Camau archwilio sydd heb eu cwblhau – adolygu unrhyw gamau perthnasol sydd heb eu cwblhau yn dilyn archwiliadau blaenorol, a diweddaru cynllun gweithredu’r awdurdod lleol yn sgil archwiliadau yn unol â hynny.

Dull Asesu