Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth: Atodiad B – Protocol Rhannu Data

7. Diben a chwmpas

• Mae’r ASB ac FSS yn cydnabod, er mwyn i’r ddau sefydliad weithredu’n effeithiol, y dylai’r naill ganiatáu i’r llall gael mynediad mor llawn ac agored â phosibl at wybodaeth (intelligence), data a gwybodaeth am ddiogelwch a safonau bwyd a bwyd anifeiliaid.
• Bydd y protocol hwn yn rhoi arweiniad ar sut y bydd yr ASB ac FSS yn rhannu gwybodaeth a data, ac mae’n amlinellu rolau a chyfrifoldebau pob corff.
• Mae’r egwyddorion a amlinellir yn berthnasol i drosglwyddo gwybodaeth i’r ddau gyfeiriad.
• Mae’r protocol hwn yn cynnwys cytundeb ar sut y bydd gwybodaeth hanesyddol am weithgareddau’r ASB yn yr Alban yn cael ei thrin.
• Mae’r protocol hwn yn adlewyrchu ethos Cod Ymarfer y Comisiynydd Gwybodaeth ar Rannu Data.

8. Egwyddorion cyffredinol

Yn yr holl weithgareddau rhannu data, bydd y ddau gorff yn rhoi ystyriaeth briodol i ddarpariaethau perthnasol ar foeseg a llywodraethu data, diogelu data, cyfrinachedd, eiddo deallusol a diogelwch gwybodaeth.

Mae’r ASB ac FSS yn cytuno i ddarparu unrhyw wybodaeth y mae’r corff arall yn gwneud cais rhesymol amdani, ar yr amod:

• ei bod yn gyfreithlon
• ei bod yn gywir
• ei bod yn ymarferol
• na fyddai’n golygu cost anghymesur
• ei bod ar gael mewn fformat rhesymol hygyrch

Os na fodlonir unrhyw un o’r amodau uchod, ceisir datrys y mater ar sail achosion unigol.

9. Rhannu data personol a/neu ddata categori arbennig

Pan fydd y data’n cynnwys data personol, ni chaiff ei rannu oni bai bod sail gyfreithlon dros wneud hynny o dan Erthygl 6 o Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU).

Mae pob parti’n cytuno bod rhaid i’r holl drefniadau rhannu o dan y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth hwn gydymffurfio â GDPR y DU, Deddf Diogelu Data 2018 a Deddf Hawliau Dynol 1998. Yn benodol, mae’r ddau barti’n cydnabod bod angen cydymffurfio â’r saith egwyddor allweddol a amlinellir yn Erthygl 5(1) o GDPR y DU. Rhestrir yr egwyddorion allweddol hyn:

• Cyfreithlondeb, tegwch a thryloywder
• Cyfyngu ar bwrpas
• Lleihau faint o ddata a gesglir
• Cywirdeb
• Cyfyngu ar storio
• Uniondeb a chyfrinachedd (diogelwch)
• Atebolrwydd

Os daw’r ASB neu Safonau Bwyd yr Alban yn ymwybodol o unrhyw achos gwirioneddol neu bosibl o Danseilio Diogelwch Data, dylai hysbysu’r corff arall ar unwaith (dim hwyrach na 12 awr o’r adeg canfod) trwy anfon neges e-bost at Dîm Diogelu Data’r ASB drwy: informationmanagement@food.gov.uk neu Dîm Diogelu Data FSS drwy: dataprotection@fss.scot.

Pan fydd rheolaeth ar y cyd, bydd y pwynt cyswllt unigol yn hysbysu gwrthrychau’r data a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am yr achos o danseilio diogelwch, yn dibynnu ar ddifrifoldeb y data a gollwyd neu a beryglwyd. Pan fydd data personol yn cael ei brosesu i atal neu ganfod trosedd, mae Atodlen 2 Rhan 1 o Ddeddf Diogelu Data 2018 yn darparu esemptiad ar gyfer rhoi gwybod i’r unigolion yr effeithir arnynt am yr achos o danseilio diogelwch data.

Mae’r ASB ac FSS yn cytuno i drin unrhyw ddata a rennir â disgresiwn priodol.

Yn arbennig, mae’r ddau gorff yn derbyn y canlynol:

• cyfrifoldeb y corff sy’n darparu’r wybodaeth yw datgan pa gyfyngiadau, os o gwbl, y dylid eu gosod ar ei defnyddio;
• oni bai eu bod wedi’u gwahardd yn gyfreithiol rhag gwneud hynny, bydd pob corff yn trin gwybodaeth y mae’n ei derbyn yn unol â’r cyfyngiadau a bennir o ran ei defnyddio;
• gallai’r corff sy’n derbyn yr wybodaeth fod yn destun rhwymedigaeth gyfreithiol i ddatgelu’r wybodaeth o dan rai amgylchiadau, er enghraifft, os bydd cais yn dod i law o dan ddeddfwriaeth mynediad at wybodaeth (yn bennaf Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 / Deddf Rhyddid Gwybodaeth (yr Alban) 2002, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 / Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol (yr Alban) 2004 a GDPR y DU / Deddf Diogelu Data 2018). Mewn achosion lle y bwriedir rhyddhau gwybodaeth, mae’n rhaid ymgynghori â ffynhonnell wreiddiol yr wybodaeth, cyn gynted ag y bo’n ymarferol, ynglŷn â phriodoldeb datgelu gwybodaeth, a hynny gan ganiatáu digon o amser i ymateb. Pan fydd yr wybodaeth yn tarddu o Weinidog y Goron neu un o adrannau Llywodraeth y DU, a bod yr wybodaeth yn cael ei dal yn gyfrinachol, bydd y ffynhonnell wreiddiol yn penderfynu’n derfynol a oes sail gyfreithlon/rhwymedigaeth gyfreithiol i ddatgelu’r wybodaeth ond, mewn unrhyw achos arall, y corff y gwnaed y cais iddo fydd yn gwneud y penderfyniad terfynol;
• bydd rhywfaint o wybodaeth yn destun cyfyngiadau statudol neu gyfyngiadau eraill a allai gyfyngu ar y categori o unigolion a allai fod â mynediad at y deunydd (er enghraifft, i sicrhau na thorrir Deddf Cyfrinachau Swyddogol 1989 a GDPR y DU / Deddf Diogelu Data 2018).
• pan fydd data personol yn cael ei rannu, bydd cytundeb rhannu data’n cael ei lunio sy’n amlinellu’r cyfrifoldebau unigol ar gyfer cydymffurfio â rheoliadau GDPR y DU mewn perthynas â rhannu’r wybodaeth dan sylw. Mae’r Atodiad hwn yn cynnwys rhestr o gytundebau rhannu data a oedd yn cael eu datblygu ac a oedd ar waith ar yr adeg y cwblhawyd y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth hwn yn derfynol.

Bydd pob corff yn sicrhau bod yr wybodaeth y mae’n ei chyflenwi i’r llall yn destun mesurau diogelu priodol. Yn benodol, mae’r ddau barti’n cytuno i sicrhau bod ganddynt fesurau ar waith sy’n bodloni safonau diogelwch gofynnol Llywodraeth y DU, ac maent yn cytuno y byddant yn gwaredu gwybodaeth ar ddiwedd y cyfnodau cadw gan ddilyn y cyngor diweddaraf gan y Ganolfan Diogelu Seilwaith Cenedlaethol (CPNI) a’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol (NCSC).

10. Darpariaethau penodol

Gwybodaeth fusnes a gwybodaeth sy’n arwyddocaol yn hanesyddol

Bydd yr ASB yn sicrhau bod gwybodaeth fusnes a gwybodaeth sy’n arwyddocaol yn hanesyddol ar gael i FSS (yn amodol ar yr egwyddor gyffredinol a amlinellir yn adran 5 uchod). Yn y lle cyntaf, dylai unrhyw gais am wybodaeth gael ei gyfeirio trwy’r Tîm Rheoli Gwybodaeth trwy eu blwch post Informationmanagement@food.gov.uk a fydd yn rhaeadru’r cais i berchennog perthnasol yr ased gwybodaeth ar gyfer gweithredu.

Mae data ac adroddiadau o weithgareddau gwyddoniaeth a chasglu tystiolaeth hanesyddol a ariannwyd gan yr ASB ar gael ar sail mynediad agored ac maent yn cael eu cyhoeddi ar wefan yr ASB.

Pan fydd prosiect gwyddoniaeth a chasglu tystiolaeth a ariennir gan yr ASB yn mynd rhagddo neu wedi’i gwblhau ond nad oes unrhyw ddata nac allbynnau wedi’u cyhoeddi, dylai FSS wneud cais i Gyfarwyddwr Gwyddoniaeth, Tystiolaeth ac Ymchwil yr ASB i gael mynediad at y data. Bydd cyfarwyddwr yr ASB yn ystyried y darpariaethau y cyfeirir atynt yn adran 5 wrth sicrhau bod yr wybodaeth ar gael.

Data awdurdodau lleol

Bydd yr ASB yn rhoi hawliau mynediad gwe i FSS er mwyn i’r corff allu cyhoeddi canlyniadau ei Gynllun Gwybodaeth am Hylendid Bwyd ar lwyfan Cynllun Sgorio Hylendid Bwyd yr ASB. Bydd FSS yn talu’r gost lawn o ganiatáu a diwygio mynediad a darparu cymorth TG (yn amodol ar delerau cytunedig sydd i’w hamlinellu mewn Cytundeb Lefel Gwasanaeth ar wahân). Gallai’r ASB fynnu cyfraniad ariannol cymesur tuag at gynnal a chadw’r system Cynllun Sgorio Hylendid Bwyd.

Bydd FSS yn darparu data dienw o’i system Cronfa Ddata Genedlaethol FSS a Chronfa Ddata Samplu Bwyd yr Alban (SFSD) i’r ASB lle y bo’n briodol ac yn ôl y galw, yn unol â chytundeb rhannu data FSS ag awdurdodau lleol yr Alban.

Data gweithredol

Ar gais, bydd yr ASB yn darparu data Gweithredol a data Adnoddau Dynol perthnasol i FSS mewn fformat cytunedig, a bydd Llywodraeth yr Alban yn talu am hyn.

Ar gais, bydd FSS yn darparu adroddiadau a dadansoddiadau ynglŷn â data gweithrediadau’r Alban i’r ASB, a bydd yr ASB yn darparu adroddiadau a dadansoddiadau ynglŷn â data gweithrediadau nad ydynt yn ymwneud â’r Alban i FSS. Bydd y corff sy’n gofyn am yr adroddiadau a’r dadansoddiadau hyn yn talu’r gost lawn o’u darparu, yn amodol ar gytundeb o flaen llaw.

Datblygu systemau a safonau data

Bydd yr ASB ac FSS yn rhoi gwybod i’w gilydd am ddatblygiad posib systemau gwybodaeth a safonau data er mwyn osgoi anghydnawsedd diangen rhwng setiau data a gedwir gan y naill gorff neu’r llall.

Mae proses wedi’i rhoi ar waith i sicrhau yr ymgynghorir ag FSS ynglŷn â diwygiadau arfaethedig i Lawlyfr Rheolaethau Swyddogol yr ASB ac y rhoddir gwybod i FSS pan fydd fersiynau newydd yn cael eu cyhoeddi.

Bydd yr ASB ac FSS yn mabwysiadu Egwyddorion Data ‘FAIR’ i hyrwyddo’r defnydd mwyaf posib o ddata ymchwil a gyhoeddir ar y cyd neu ar wahân, a hynny er mwyn sicrhau bod y data’n ganfyddadwy, yn hygyrch, yn rhyngweithredol ac yn ailddefnyddiadwy.

Gofynion adrodd ar reolaethau swyddogol

Os bydd angen cydweithredu er mwyn cynhyrchu cynllun ar gyfer y DU at ddibenion archwilio trydedd wlad gan Defra, bydd yr ASB ac FSS yn cydgysylltu fel y bo’n briodol. Defra sydd bellach yn gyfrifol am gynhyrchu cynlluniau o’r fath. Bydd FSS yn sicrhau y bydd ei rwymedigaethau statudol ar ran Gweinidogion yr Alban i hwyluso a chynnal meysydd y Cynllun Rheoli Cenedlaethol Amlflwydd y mae’n gyfrifol amdanynt yn cael eu cyflawni’n briodol i ganiatáu i Defra gyflawni ei chyfrifoldebau ar ran Gweinidogion y DU.

Rhyddid Gwybodaeth / Cyfathrebu gwybodaeth hanesyddol am weithgareddau’r ASB yn yr Alban

Bydd yr ASB ac FSS yn ystyried unrhyw geisiadau ac ymholiadau Rhyddid Gwybodaeth a dderbynnir sy’n ymwneud â’r ddau gorff. Gall hyn hefyd gynnwys gweithgareddau hanesyddol yr ASB yn yr Alban. Yna, bydd y ddau gorff yn trafod ac yn penderfynu pwy ddylai arwain yr ymateb i’r cais. Bydd y naill sefydliad yn darparu gwybodaeth i’r llall er mwyn ei gwneud yn bosib i ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth mewn modd amserol. 

Datrys anghydfodau

Os bydd yr ASB neu FSS yn penderfynu nad oes modd darparu data i’r corff arall oherwydd:

• ei bod yn anymarferol;
• nad yw’n gyfreithlon;
• y byddai’n golygu cost anghymesur;
• nad yw’r wybodaeth ar gael mewn fformat hygyrch
• bydd y corff sy’n darparu yn esbonio i’r corff sy’n gwneud y cais pam na ellir darparu’r data.

Bydd anghydfodau sy’n ymwneud â darparu data yn cael eu datrys trwy’r broses datrys anghydfodau a amlinellir yng nghorff y Memorandwm Cyd-ddealltwriaeth hwn.

Cytundebau rhannu data

Mae’r cytundebau Rhannu Data a restrir isod yn ddogfennau gweithredol, y cytunwyd arnynt a chânt eu defnyddio gan dimau perthnasol ar draws y ddau sefydliad:

 

	Teitl	Disgrifiad
1.	Cytundeb Rhannu Data rhwng Uned Genedlaethol Troseddau Bwyd yr ASB (NFCU), yr Uned Digwyddiadau a Chydnerthedd (IRU) ac Uned Troseddau Bwyd a Digwyddiadau’r Alban (SFCIU) yr FSS.	Gwybodaeth yn ymwneud ag euogfarnau troseddol neu droseddau.
2.	Telerau ac amodau defnyddio a mynediad at Wasanaeth Ceisiadau ar gyfer Cynhyrchion Rheoleiddiedig y DU gan yr ASB ac FSS	Gwybodaeth sy’n ymwneud â cheisiadau am asesu ac awdurdodi cynhyrchion rheoleiddiedig, a wnaed i’r awdurdod priodol ym mhedair gweinyddiaeth y DU.
3.	Amodau defnyddio a thrin gwybodaeth ym Mhlatfform Digidol Traciwr Dadansoddi Risg yr ASB ac FSS	Yn nodi’r amodau ar gyfer defnyddio a thrin gwybodaeth yn y Traciwr Dadansoddi Risg ar y platfform digidol gan yr ASB a’r FSS.
4.	Amodau defnyddio a thrin gwybodaeth yn y Traciwr Pecynnau Tystiolaeth ar blatfform digidol yr ASB ac FSS	Coladu a storio pecynnau tystiolaeth sy’n cynnwys asesiadau risg ac adroddiadau ar ‘ffactorau dilys eraill’ fel effaith economaidd a chanfyddiad defnyddwyr.