Pwyllgorau Bwrdd yr Asiantaeth Safonau Bwyd

Penododd Bwrdd yr Asiantaeth Safonau Bwyd (ASB) Bwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg a Phwyllgor Busnes i ymgymryd â rhai o'i chyfrifoldebau ac i'w chynghori ar eraill.
Diweddarwyd ddiwethaf

Pwyllgor Busnes

Bwriad y Pwyllgor Busnes yw rhoi trosolwg priodol lefel uchel o faterion ariannol a gweithredol ar lefel y Bwrdd, a chynorthwyo â throsi polisi yn ganlyniadau effeithiol.

Mae'r cyfarfodydd yn rhai agored oni bai bod angen eu trafod yn breifat gan fod y materion:

  • yn ymwneud â phethau sy'n fasnachol ac yn gyfrinachol
  • yn destun trafodaethau byw a all effeithio'n niweidiol ar fudd y cyhoedd
  • yn gysylltiedig ag unigolion

Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg

Mae'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn un o bwyllgorau Bwrdd yr ASB.


Mae'n gyfrifol am adolygu, mewn capasiti anweithredol, dibynadwyedd sicrwydd llywodraethu, rheoli risg a'r amgylchedd rheoli. Mae hefyd yn gyfrifol am adolygu cywirdeb datganiadau ariannol ac Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon yr Asiantaeth Safonau Bwyd.

Cylch gorchwyl

Aelodaeth

Lleiafrif o bum aelod o Fwrdd yr ASB sydd wedi'u penodi gan Gadeirydd yr ASB dan bwerau dirprwyedig yn dilyn ymgynghoriad â Chadeirydd y Pwyllgor. Bydd o leiaf un o'r rhain yn aelod o'r Bwrdd ar gyfer Cymru neu Ogledd Iwerddon. Bydd cyfnod y penodiad fel arfer yr un peth â chyfnod penodiad unigolyn i Fwrdd yr ASB, a bydd yn dod i ben yn awtomatig os yw'r unigolyn yn gorffen eu cyfnod fel aelod o'r Bwrdd. Dylai o leiaf un aelod o'r Pwyllgor fod â phrofiad ariannol diweddar a perthnasol.

Cadeirydd y Pwyllgor

edi'i benodi o aelodaeth y Pwyllgor gan Gadeirydd yr ASB dan bwerau dirprwyedig. Mae cyfnod y penodiad fel arfer yr un peth â chyfnod penodiad unigolyn i Fwrdd yr ASB.

Cyfethol

Gall y Pwyllgor gyfethol aelodau ychwanegol (p'un ai'n aelodau o Fwrdd yr ASB ai peidio) am gyfnod o hyd at flwyddyn i ddarparu sgiliau, gwybodaeth neu brofiad arbenigol. Bydd gan aelodau cyfetholedig hawl i siarad, ond nid i bleidleisio. Ni fydd aelodau cyfetholedig yn cael eu cynnwys wrth gyfrifo cworwm.

Cworwm

Tri aelod anweithredol o'r Bwrdd.

Presenoldeb

Bydd y bobl ganlynol fel arfer yn derbyn gwahoddiad i fod yn bresennol:

  • Y Prif Weithredwr
  • Y  Swyddog Cyfrifo
  • Cyfarwyddwr Cyllid a Pherfformiad
  • Pennaeth Cynllunio, Perfformiad a Newid
  • Pennaeth Archwilio Mewnol
  • Fel arfer bydd cynrychiolydd i'r Archwilwyr Allanol (Swyddfa Archwilio Genedlaethol) yn derbyn gwahoddiad i fod yn bresennol

Bydd cyfarwyddwyr a swyddogion eraill yn derbyn gwahoddiad i fynychu fel sydd angen.

Presenoldeb aelodau ar y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg – 2017

Adrodd

Bydd Cadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn darparu Cadeirydd yr ASB a'r Bwrdd â diweddariad ar lafar ar brif elfennau cyfarfodydd y Pwyllgor. Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn adrodd yn ffurfiol yn ysgrifenedig i'r Bwrdd yn flynyddol, i gefnogi dod â'r cyfrifon a Datganiad Llywodraethu i ben ac i roi diweddariad i'r Bwrdd ar waith y Pwyllgor, Archwilio Mewnol ac Allanol ac unrhyw feysydd sydd angen sylw penodol.

Cyfarfodydd

Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn cwrdd o leiaf bedair gwaith y flwyddyn. Bydd Cadeirydd y Pwyllgor yn trefnu cyfarfodydd ychwanegol fel sy'n briodol. Mae gan y Pwyllgor yr hawl i eistedd yn breifat heb unrhyw bobl nad ydynt yn aelodau yn bresennol am y cyfarfod cyfan neu ran ohono.

Yn ogystal, bydd aelodau'r Pwyllgor yn cwrdd yn flynyddol â Phennaeth Archwilio Mewnol ac Archwilwyr Allanol yn eu tro mewn cyfarfodydd caëedig, lle gellir trafod effeithlonrwydd prosesau, hyder, cyd-weithrediad ac unrhyw faterion eraill, a chytuno ar gamau ar gyfer y dyfodol.

Gall Cadeirydd yr ASB, y Bwrdd neu'r Swyddog Cyfrifo ofyn i'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg i alw am gyfarfodydd pellach i drafod materion penodol y mae'n bosibl y byddant angen cyngor y Pwyllgor.

Cyfrifoldebau

Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn cynghori Bwrdd yr ASB a'r Prif Weithredwr ar:

  • y prosesau strategol ar gyfer rheoli risg, gan gynnwys adolygu'r proffil risg a chofrestru ac ystyried archwaeth risg yr Asiantaeth
  • fframwaith llywodraethu a rheoli lefel uchel, ac effeithiolrwydd ei weithrediad yn ymarferol
  • cynnwys y Datganiad Llywodraethu
  • y polisïau cyfrifo, y cyfrifon, ac adroddiad blynyddol yr ASB, gan gynnwys y dyfarniadau a ddefnyddiwyd wrth gynhyrchu'r cyfrifon, digonolrwydd y datgeliadau, y prosesau archwilio a'r cyfrifon cyn eu cyflwyno i'w harchwilio, lefelau'r gwallau a nodwyd, a llythyr cynrychioliad y rheolwr i'r archwilwyr allanol
  • effeithiolrwydd dyluniad a gweithrediad y systemau ariannol a'r mesurau rheoli.
  • y gweithgarwch a gynlluniwyd a chanlyniadau'r archwiliad mewnol ac allanol
  • adnoddau ac effeithiolrwydd gweithrediadau Archwilio Mewnol
  • digonolrwydd ymateb y rheolwyr i faterion a nodwyd gan weithgarwch archwilio, gan gynnwys archwilio llythyrau rheoli yn allanol
  • sicrwydd mewn perthynas â gofynion llywodraethu corfforaethol y sefydliad.
  • cynigion ar gyfer tendro un ai gwasanaethau archwilio mewnol neu allanol, neu ar gyfer prynu gwasanaethau nad ydynt yn rhai archwilio gan gontractwyr sy'n darparu gwasanaethau archwilio
  • polisïau gwrth-dwyll a phrosesau chwythu'r chwiban, a threfniadau ar gyfer ymchwiliadau arbennig
  • effeithiolrwydd y Pwyllgor ar ôl adolygu ei berfformiad ei hun, ei gyfansoddiad a'i gylch gorchwyl, ac argymell unrhyw newidiadau y mae o'r farn sydd eu hangen

Gofynion gwybodaeth 

Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn cael, lle bo'n briodol:

  • unrhyw newidiadau i Gofrestr Risg Gorfforaethol y sefydliad sy'n berthnasol i gyfrifoldebau'r Pwyllgor
  • strategaeth rheoli risg
  • adroddiadau sicrwydd rheolwyr, ac adroddiad ar reoli digwyddiadau mawr, achosion a fu'n agos at ddigwydd a gwersi a ddysgwyd
  • adroddiadau cynnydd gan gynrychiolwyr Archwilio Allanol sy'n crynhoi'r gwaith a wnaed a'r canfyddiadau sy'n deillio ohono
  • adroddiadau cydymffurfio a sicrwydd allanol mewn perthynas â gweithgarwch yr ASB
  • Strategaethau Archwilio Mewnol a chynlluniau blynyddol
  • Adroddiad a Safbwynt Blynyddol Pennaeth Archwilio Mewnol
  • Adroddiadau Sicrwydd Ansawdd ar weithrediad archwilio mewnol
  • cyfrifon drafft y sefydliad
  • Datganiad Llywodraethu drafft
  • unrhyw newidiadau i bolisïau cyfrifo
  • cynigion tendro am weithrediadau archwilio
  • crynodeb o ganfyddiadau pob adroddiad Archwilio Mewnol
  • llythyr rheoli archwilio allanol
  • adroddiad ar y cydweithrediad rhwng archwilwyr yr ASB ac archwilwyr allanol

Adroddiadau cynnydd cryno gan y Pennaeth Archwilio Mewnol:

  • y gwaith a berfformiwyd (gan gymharu'r gwaith a gynlluniwyd)
  • prif faterion sy'n codi o waith Archwilio Mewnol
  • camau gweithredu rheolwyr mewn ymateb i faterion a nodwyd ac y cytunwyd arnynt
  • newidiadau i Gynlluniau Archwilio Mewnol
  • unrhyw broblemau o ran adnoddau sy'n effeithio ar gyflawni amcanion Archwilio Mewnol

Bydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn gweithio â Thîm Rheoli Gweithredol yr ASB i sicrhau y gall y Bwrdd fod yn hyderus bod prosesau rheoli risg, cynnwys, camau lliniaru ac adfer yn briodol a bod digon o adnoddau ar gael.

Nodiadau 

Bydd gan Gadeirydd y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg fynediad rhydd a chyfrinachol at Gadeirydd a Phrif Weithredwr yr ASB pryd bynnag y mae'n briodol. Bydd gan Bennaeth Archwilio Mewnol a chynrychiolwyr Archwilio Allanol fynediad rhydd a chyfrinachol at Gadeirydd y Pwyllgor.

Gall y Pwyllgor dderbyn cyngor ad-hoc arbenigol pan fo angen ar draul yr ASB, cyn belled â bod y gost wedi'i chytuno â'r Prif Weithredwr fel Swyddog Cyfrifo.

Aelodau'r Pwyllgor

Arsylwyr

Jason Feeney – Prif Weithredwr, ASB
Chris Hitchen – Cyfarwyddwr Cyllid a Pherfformiad, ASB
John Furley – Archwilio Mewnol, ASB
James Osborne – Swyddfa Archwilio Genedlaethol
Jennifer Dorrell – Swyddfa Archwilio Genedlaethol